Gdzie otworzyć magazyn?

W sytuacji, gdy dystrybucja produktów odbywa się na dużym obszarze, konieczne jest podjęcie decyzji na temat strategii lokowania poszczególnych magazynów: czy lepiej sprawdzą się magazyny centralne, regionalne, czy lokalne? Sprawdzamy, na co zwrócić uwagę przy wyborze poszczególnych rozwiązań i doradzamy, jak krok po kroku wybrać magazyn dla e-commerce.

Krok 1 – Poznaj swój produkt

Na pewno masz świadomość, że charakter i lokalizacja magazynu są bezpośrednio związane z produktami, które oferujesz w e‑sklepie. Jeśli sprzedajesz produkty szybkozbywalne – zwłaszcza te, które wymagają transportu i magazynowania chłodniczego – musisz odpowiednio zaplanować miejsce, z którego będziesz dystrybuować przesyłki – tak, by w odpowiednim czasie dotarły do klientów.

Również gdy sprzedajesz produkty premium, oczekiwania klientów co do terminu dostawy są większe niż w przypadku tych codziennego użytku. Musisz zapewnić taką lokalizację magazynu, by klient jak najszybciej otrzymał swoją przesyłkę – najlepiej w modelu next day delivery.

Inaczej sprawa się ma, gdy magazynujesz produkty wielkogabarytowe. Wtedy klienci mają świadomość, że dostarczenie ich zajmuje odpowiednio dużo czasu i możesz postawić na regionalną lokalizację magazynu.

Krok 2 – Poznaj swojego klienta

Kolejnym krokiem do podjęcia decyzji o lokowaniu magazynu jest określenie grupy odbiorczej swoich produktów. W zależności od tego, czy sprzedajemy nasz produkt lokalnie, regionalnie czy globalnie, zmieniają się nasze potrzeby związane z magazynowaniem i dystrybucją.

Należy też przeprowadzić analizę oczekiwań klientów względem czasu dostawy zamówień. Na niektórych rynkach wciąż akceptowalny może być nawet trzydniowy termin doręczenia; jednak większość z europejskich konsumentów nie zamówi z e‑sklepu, z którego paczka będzie szła tak długo. Najczęściej należy założyć lokalizację magazynu tak, by zapewnić jeden lub dwa dni dostawy dla wszystkich swoich odbiorców.

Krok 3 – Poznaj swoją konkurencję

Rzetelna analiza konkurencji – zwłaszcza oferowanych produktów, ich cen oraz kosztów dostawy, a także czasu oczekiwania na wysyłkę i dostarczenie – ma znaczenie w wyborze lokalizacji przestrzeni magazynowej. Może się bowiem okazać, że szybszy czas przesyłki zamówienia z e‑sklepu będzie naszym wyróżnikiem w walce z konkurencją, która posiada np. tańszy produkt.

Krok 4 – Poznaj koszty operacyjne i warunki

To koszty transportowe i magazynowe związane z zarządzaniem zapasami i procesami dystrybucji zamówień. Ich analiza jest kluczowa dla wyboru lokalizacji magazynu – a składa się na nie wiele elementów, bezpośrednio związanych z oczekiwaniami klientów co do terminu dostawy oraz zasięgiem naszej działalności.

Dostępność dróg i autostrad w pobliżu magazynu

Według Rzeczpospolitej aż 78 proc. firm logistycznych planuje do 2023 r. posiadać w swojej ofercie możliwość dostawy tego samego dnia, a aż 40 proc. firm chce, by do 2028 roku możliwa była dostawa w ciągu dwóch godzin od zamówienia[1]. W takiej sytuacji kluczowe jest, by magazyn był doskonale skomunikowany – ważne, by znajdował się w pobliżu nowoczesnej infrastruktury drogowej.

Odległość od hubów kurierskich

Raport Gemius „E-commerce w Polsce 2018” podaje, że najważniejszym czynnikiem mającym wpływ na zachęcenie do zakupów online jest niższy koszt dostawy (wskazuje na niego 67 proc. ankietowanych). Z kolei najczęstszym problemem, który do zakupu w e-sklepie zniechęca jest długi czas oczekiwania na dostawę produktu (40 proc. ankietowanych). Natomiast według raportu Shopera z roku na rok liczba przesyłek kurierskich rośnie – w 2018 roku aż 53,1 proc. klientów wybierało dostawę przesyłki kurierem[2].

Te wyniki wskazują, że czas i koszt dostawy są dla kupujących czynnikiem mającym bardzo duży wpływ na ostateczną decyzję. Dogodny dostęp do hubu kurierskiego jest więc kluczowy dla redukcji kosztów oraz zmniejszenia czasu dostawy – obecnie bowiem rozwiązania typu the same day delivery oraz next day delivery stają się coraz popularniejsze.

Rynek pracy i szanse na pozyskanie pracowników

Otwarcie kolejnego magazynu wymaga zatrudnienia nowych pracowników. Jeśli na etapie przygotowywania strategii lokowania ta kwestia zostanie pominięta, może okazać się, że koszty utrzymania będą znacznie wyższe.

Przy zatrudnieniu pracowników szeregowych z Polski może okazać się koniecznością zapewnienie transportu z odległych miejscowości lub bardziej konkurencyjnych warunków w pracy – tak, aby zdecydowali się na zmianę pracodawcy. Zatrudnienie pracowników szeregowych spoza Polski nie zawsze musi okazać się tańszym rozwiązaniem – wtedy bowiem magazyn musi być zlokalizowany w takim miejscu, w którym pracownicy będą mogli łatwo znaleźć odpowiednie zakwaterowanie.

Nie można też zapominać, że magazyn do funkcjonowania potrzebuje dostępu do specjalistów oraz średniej i wyższej kadry zarządzającej. Decydując się na konkretną lokalizację, warto rozważyć miejsce w pobliżu większego miasta, gdzie ta część naszych pracowników może mieszkać i kształcić się.

Warto zauważyć, że większość magazynów centralnych jest ulokowana w środkowej Polsce, gdzie rynek jest już względnie nasycony i pozyskanie pracowników może być trudniejsze. Dlatego też planując nową inwestycję, operatorzy powinni zwrócić uwagę na to, czy bardziej opłacalne nie byłoby wybudowanie lub wynajęcie magazynu na obszarach, gdzie występuje większe bezrobocie – na przykład w północno-wschodniej Polsce.

Krok 5 – Poznaj inne czynniki

Dostępność powierzchni magazynowych

Czy Polska jest dobrym miejscem na lokowanie centralnego magazynu przy wysyłce produktów za granicę? Może się okazać, że jednym z najlepszych. Po 2018 roku nasz kraj zajmuje drugie miejsce w Europie pod względem używanej powierzchni magazynowej oraz trzecie pod względem nowo wynajętej powierzchni. Zasoby magazynowe w Polsce wynosiły pod koniec 2018 roku aż 15,7 mln m kw. Jednocześnie nie słabnie aktywność deweloperów, którzy stale rozbudowują powierzchnie magazynowe. Według portalu magazyny.pl pod koniec 2018 roku w budowie było 1,9 mln m kw. Najwięcej budowano wówczas na Górnym Śląsku[3].

Ze względu na wspomniane już występujące aktualnie niskie bezrobocie, coraz większa liczba inwestycji przenoszona jest przez deweloperów w miejsca bardziej odlegle od głównych rynków, ale za to lepiej rokujące pod względem pozyskania potencjalnych pracowników.

Strategia omnichanel

Decyzja o zainwestowaniu w strategię omnichanel niesie za sobą wiele zalet – między innymi większą dostępność produktów, wzrost wartości marki czy też spójność oferty. Wiąże się jednak również z koniecznością przemyślenia lokalizacji i charakteru magazynu. Magazyny przedsiębiorstw stosujących strategię omnichanel muszą być dostosowane do logistyki B2B (wysyłki do sklepów stacjonarnych) oraz B2C (wysyłki do klientów esklepów) – a to wymaga wprowadzenia różnorodnych rozwiązań i nowoczesnych technologii, które usprawnią organizację magazynów. O tym, jak sprzedać online i sprzedaż offline się łączą, pisaliśmy w tekście: Jak doświadczenia klienta w e-commerce zmieniły zakupy offline?.

Jeśli przedsiębiorstwo decyduje o wyborze strategii lokowania magazynów, powinno również wziąć pod uwagę perspektywę rozwijania kolejnych kanałów sprzedaży – zaplanowanie takiej decyzji z wyprzedzeniem pozwoli ograniczyć późniejsze koszty dostosowania przestrzeni magazynowej.

Jaki magazyn wybrać? Zalety i wady poszczególnych rozwiązań

Po rzetelnej analizie własnego e‑biznesu i otoczenia, w którym funkcjonuje, przychodzi czas na zmierzenie się z wyborem najlepszego rozwiązania magazynowego. Zanim zdecydujemy się na lokalizację, warto odpowiedzieć sobie, jak duży magazyn jest nam potrzebny, by spełnić oczekiwania klientów. Można wyróżnić trzy rodzaje przestrzeni magazynowych pod względem ich wielkości.

Wybór wielkości magazynu zależy oczywiście od skali naszego biznesu oraz zasięgu dystrybucji towarów.

Gdzie więc ulokować swój magazyn? Odpowiedź zależy od powyższych ustaleń oraz oczekiwanych przez nas efektów pracy magazynu.

Magazyn centralny – zalety i wady

Magazyn centralny to dla przedsiębiorstwa przede wszystkim gwarancja niższych kosztów. Mniejsza liczba lokacji sprawia, że firma oszczędza na sprzęcie czy wynajmie powierzchni (lub budowie). Mniejsza liczba pracowników, niż w przypadku kilku magazynów w kraju czy w regionie, gwarantuje, że przedsiębiorstwo może bardziej skupić się na ich ciągłym przeszkalaniu, co zapewnia nie tylko lepszą obsługę klienta, ale przede wszystkim gwarantuje poprawność operacji. Łatwiejsza jest też kontrola i udoskonalanie procesów, a także zarządzanie stanem magazynowym.

Takie rozwiązanie ma jednak swoje wady – czas dostawy produktów z magazynu centralnego jest dłuższy, co może zniechęcać konsumentów, a ponadto dostawa może okazać się droższa. Jeśli klient decyduje się na zwrot, to koszty również są wyższe. Dodatkowo wysyłka bezpośrednio z magazynu centralnego uniemożliwia obrót produktami o niskiej trwałości – mogą one nie przetrwać czasu dostawy.

W związku z powyższą charakterystyką najczęściej firmy decydują się wpierw na zlokalizowanie swojej dystrybucji z magazynu centralnego. Dopiero, gdy skala biznesu jest już odpowiednia oraz gdy zostanie odpowiednio zanalizowane umiejscowienie naszych klientów oraz ich oczekiwania co do czasu dostawy, myśli się o tworzeniu magazynów lokalnych i regionalnych, które usprawniają logistykę ostatniej mili.

Dlatego też obecny jest na rynku magazynowym trend duplikowania magazynów regionalnych, które obsługują wybrane regiony. W takiej sytuacji warto pracować ze sprawdzonym i doświadczonym partnerem logistycznym, który jest w stanie otworzyć magazyny w całej Europie i móc szybko dotrzeć do dowolnego regionu i jego konsumentów.

Magazyn lokalny – zalety oraz wady

W przypadku przedsiębiorstw, które dystrybuują swoje produkty na dużym obszarze, sieć lokalnych magazynów ma wiele zalet. Przede wszystkim umożliwia szybką dostawę produktów, a także odbiór osobisty. Magazyn lokalny dodatkowo obniża koszt zwrotów – jest to szczególnie ważne w przypadku branży fashion, gdzie, jak podaje Savvy Marketing, aż 19 proc. kupujących przyznaje się do zamawiania kilku wersji kolorystycznych lub kilku rozmiarów produktu, by móc jak najlepiej go dopasować do swoich preferencji.

Magazyn lokalny dobrze sprawdza się również wtedy, gdy w grę wchodzi sprzedaż produktów o niskiej trwałości – takich, które nie przetrwałyby kilkudniowej dostawy. Będzie też dobrym rozwiązaniem, gdy, poza obsługą e-sklepu, zapewnia zaopatrzenie dla sklepów stacjonarnych – dzięki temu brakujące produkty mogą zostać szybko uzupełnione.

Pracownicy magazynów lokalnych lepiej znają swój rynek, dzięki czemu mogą wziąć pod uwagę ważne wydarzenia czy święta, podczas których zainteresowanie zakupami jest większe. Mają też większą wiedzę na temat lokalnych klientów – mogą więc dostosować produkt czy opakowanie do ich potrzeb.

Wśród wad magazynów lokalnych należy wymienić przede wszystkim wyższe koszty związane z koniecznością zatrudnienia większej liczby pracowników, zakupu sprzętu czy wynajmu lub budowy powierzchni magazynowej. Wzrastają też koszty związane z transportem produktów do poszczególnych lokalizacji. Dlatego powstają one dopiero wtedy, gdy skala biznesu jest na tyle duża, że poniesienie dodatkowych kosztów jest możliwe.

Magazyn regionalny – zalety i wady

Magazyny regionalne generują wyższe koszty niż centralne (natomiast niższe niż magazyny lokalne), jednak mają również wiele zalet. Choć w ich przypadku usługa the same day delivery może stanowić problem, to już dostawa następnego dnia jest możliwa, co z pewnością doceniają konsumenci. Podział na regiony ułatwia dostosowanie produktów do potrzeb klientów oraz zadbanie o odpowiednie zaopatrzenie w przypadku regionalnych wydarzeń czy świąt.

Minusem magazynów regionalnych jest, podobnie jak w przypadku magazynów lokalnych, koszt ich utrzymania. Rekrutacja pracowników, organizacja przestrzeni czy dostawy z magazynów centralnych generują większe wydatki. Trudniej jest też wdrożyć nowe procesy, zatwierdzane na poziomie centralnym – nie zawsze mogą one pasować do specyfiki danej lokalizacji.

Magazyn centralny i lokalny – porównanie

Magazyn centralny	Magazyn lokalny
Zalety
•Niższe koszty związane z mniejszą liczbą magazynów •Łatwy dostęp do wszystkich produktów •Większa kontrola nad logistyką •Niższe koszty operacyjne (mniejsza liczba pracowników, mniej zaawansowanego sprzętu) •Lepsze zarządzanie zasobami produktów •Standaryzacja procesów – gwarantuje zwiększenie wydajności •Elastyczność – mniej magazynów pozwala łatwiej adaptować się do zmian •Lepsza obsługa klienta	• Możliwość szybkiej dostawy produktu do klienta (the same day delivery, next day delivery) • Możliwość szybkiej dostawy produktów do sklepu (w sytuacji, gdy magazyn uzupełnia także zasoby sklepów stacjonarnych) • Niższe koszty zwrotów • Sprawdza się w przypadku produktów o niskiej trwałości • Sprawdza się, gdy produkty dystrybuowane są na dużym obszarze • Lepsza znajomość lokalnego rynku (np. znajomość lokalnych wydarzeń i możliwość lepszego przygotowania na nie magazynu) oraz lokalnych klientów • Możliwość przetestowania pewnych rozwiązań na mniejszą skalę przed wprowadzeniem ich w całym przedsiębiorstwie • Klienci przychylniej patrzą na paczki z lokalnym adresem
Wady
•Brak możliwości przechowywania produktów o niskiej trwałości •Dłuższy proces wysyłki – może to zniechęcić klientów oczekujących szybkiej dostawy •Wysokie koszty w przypadku zwrotów produktów – oraz długi czas oczekiwania, co może zniechęcać klientów	•Wzrost kosztów związanych z transportem produktów do poszczególnych lokalizacji •Wzrost wydatków na utrzymanie poszczególnych lokalizacji (zwłaszcza w przypadku magazynów typu BTS czy BTO) – rekrutację, sprzęt, powierzchnię magazynową

Która strategia lokowania magazynów sprawdzi się najlepiej? Wszystko zależy od typu biznesu. Firma dystrybuująca swoje produkty na terenie Polski nie potrzebuje wielu magazynów lokalnych – wystarczy jej jeden centralny. Jeśli jednak przedsiębiorstwo sprzedaje na terenie całej Europy, warto rozważyć inwestycję w magazyny regionalne oraz lokalne (np. w pobliżu dużych aglomeracji) – pozwoli to na skrócenie czasu dostawy i ograniczenie kosztów, co dla klientów e-sklepów jest bardzo istotnym czynnikiem.

Lokalizacja magazynu w Polsce

Polska staje się coraz częstszym wyborem jako miejsce lokalizacji magazynu regionalnego. Jasno widać to na podstawie regularnych wzrostów ilości przestrzeni magazynowej dostępnej w naszym kraju.

Największy wzrost ilości przestrzeni magazynowej w 2018 roku zanotowano w regionie Polski Centralnej – to tam zlokalizowane jest 766 tys. m² nowej powierzchni[4]. Nic nie wskazuje na to, że aktywność deweloperów w najbliższym czasie spadnie, gdyż wciąż w budowie jest ponad 2 mln n² powierzchni i planowane są dalsze inwestycje[5].

Co ciekawe, poza najczęściej wybieranymi lokalizacjami magazynu (Polska Centralna i okolice Warszawy) coraz częściej rynek magazynowy otwiera się na nowe regiony kraju. Mowa tu o Górnym Śląsku (tu w 2018 roku odnotowano największy popyt na magazyny wynoszący 699 tys. m kw.[6]), okolicach Wrocławia, w województwie kieleckim i lubuskim.

Popularność Polski jako miejsca zlokalizowania magazynu regionalnego jest związana z względnie stabilnymi warunkami gospodarczymi i dobrymi warunkami infrastrukturalnymi przy wciąż niższej cenie niż przestrzenie i usługi na Zachodzie.

Case study – Gdzie ulokować magazyn dla e‑sklepu sprzedającego tylko na terenie Polski?

Zależność ulokowania magazynu od oczekiwań klientów może zobrazować przykład globalnej lub polskiej marki, która chce zbudować swoje centrum logistyczne tylko na potrzeby polskiego rynku. Dzięki dostępowi do analiz konsumenckich można dowiedzieć się, że Polacy w większości akceptują dostawę do 48 godzin od złożenia zamówienia. Co to oznacza dla lokalizacji magazynu?

Aby spełnić oczekiwania klientów, koniecznym będzie ulokowanie magazynu w odpowiednio bliskiej odległości od hubu kurierskiego. Od niej zależy tzw. cut-off – czyli ostateczna godzina odbioru przesyłki przez kuriera. Wszystkie zamówienia odebrane do tej godziny jeszcze w tym samym dniu trafiają do sortowni i następnego dnia mogą być dostarczone do klientów. W zależności od odległości, godzina ta jest zmienna. Magazyny i centra logistyczne zlokalizowane tuż obok hubów kurierskich mogą wynegocjować nawet godzinę 22:00 jako cut-off. Jednak jeśli zlokalizujemy magazyn daleko od hubu i – co gorsza – w miejscu bez dobrej infrastruktury drogowej – ta godzina może być ustalona np. na 15:00.

Dlatego w tej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest lokalizacja magazynu tak, by znajdował się blisko hubu. Dzięki temu będziemy mogli odpowiedzieć na potrzeby naszych klientów, a tym samym zwiększać ich satysfakcję z zakupów.

Outsourcing usług logistycznych

Budowa kolejnych magazynów dla przedsiębiorstwa generuje duże koszty – dlatego coraz więcej firm decyduje się na outsourcing usług logistycznych. Sprawdza się on w różnych sytuacjach: gdy przedsiębiorstwo chce zmniejszyć koszty funkcjonowania, gdy liczba zamówień gwałtownie wzrasta i brak zasobów, by je obsłużyć lub gdy właściciel chce skoncentrować się na innych aspektach biznesu (tzw. core). Więcej na ten temat napisaliśmy w artykule: Outsourcing czy własna logistyka?.

Z mojego doświadczenia wynika, że im bardziej wzrasta w firmach udział sprzedaży e‑commerce, tym większa świadomość firm, ich potrzeby związane z usługami logistycznymi oraz większe plany inwestycyjne. Stają się one kluczowe przy rosnącej sprzedaży w kanale B2C ze względu na duży wolumen oraz większą dynamikę niż w przypadku handlu B2B (np. konieczność obsługi zwrotu). Dlatego dojrzałe firmy z branży e‑commerce stanowią grupę posiadającą odpowiednie strategie lokowania magazynów oraz korzystania z outsourcerów.

[1] https://www.rp.pl/Biznes/305019958-Rynek-paczek-czeka-rewolucja-Problem-braku-kurierow-zniknie-w-ciagu-najblizszych-lat.html

[2] https://www.shoper.pl/static/raporty/2018-09/Shoper-raport-logistyka-2018.pdf

[3] https://magazyny.pl/blog/okiem-eksperta/rynek-nieruchomosci-magazynowych-prognozy-na-2019-rok/

[4] Colliers International, „Polska. Raport roczny 2019. Market insights”

[5] Colliers International, „Polska. Raport roczny 2019. Market insights”

[6] Colliers International, „Polska. Raport roczny 2019. Market insights”