Kiedy warto zlecić logistykę e-commerce operatorowi fulfillment?

Jeśli czytasz ten artykuł, prawdopodobnie odpowiedź już częściowo znasz i szukasz jej potwierdzenia. Temat fulfillmentu rzadko pojawia się wtedy, gdy wszystkie procesy logistyczne działają bez zarzutu. Najczęściej zaczynamy się nad nim zastanawiać w momencie, gdy liczba zamówień rośnie, własny magazyn przestaje odpowiadać na potrzeby biznesu albo firma planuje kolejny etap rozwoju.

Nie ma jednej liczby zamówień, od której outsourcing logistyki zaczyna się opłacać. Dla jednego sklepu moment ten może pojawić się przy kilkuset przesyłkach miesięcznie, a dla innego dopiero przy kilku tysiącach. Znacznie ważniejsze jest to, ile czasu, pieniędzy i uwagi wymaga codzienna obsługa procesów logistycznych oraz czy własny magazyn nadal wspiera rozwój sprzedaży.

Kiedy własna logistyka zaczyna ograniczać rozwój sklepu?

Na początku działalności samodzielna obsługa zamówień często jest naturalnym rozwiązaniem. Firma ma pełną kontrolę nad towarem, sposobem pakowania i wysyłką, a liczba zamówień pozwala sprawnie zarządzać całym procesem.

Wraz ze wzrostem sprzedaży sytuacja zaczyna się jednak zmieniać. Pojawia się potrzeba większej powierzchni magazynowej, zatrudnienia kolejnych pracowników, wdrożenia systemu WMS, rozbudowy integracji oraz usprawnienia kompletacji i pakowania zamówień.

Jeżeli rozwój sklepu zaczyna wymagać regularnych inwestycji w magazyn, sprzęt i zespół, warto porównać ich koszt ze współpracą z operatorem fulfillment. Outsourcing pozwala korzystać z gotowej infrastruktury bez konieczności samodzielnego budowania jej od podstaw.

Rosnąca liczba zamówień i trudności ze skalowaniem

Jednym z najczęstszych powodów rozpoczęcia współpracy z operatorem fulfillment jest dynamiczny wzrost liczby zamówień.

Większy wolumen oznacza nie tylko więcej paczek do przygotowania. To również większa liczba dostaw, zwrotów, reklamacji, stanów magazynowych do kontrolowania oraz procesów, które muszą działać sprawnie i terminowo.

Problemy zaczynają się wtedy, gdy magazyn nie nadąża za sprzedażą. Zamówienia są wysyłane z opóźnieniem, rośnie liczba pomyłek, a zespół pracuje pod coraz większą presją. W takiej sytuacji operator fulfillment może przejąć magazynowanie, kompletację, pakowanie, wysyłkę oraz obsługę zwrotów, a następnie skalować te procesy wraz z rozwojem sklepu.

Sezonowość i okresowe wzrosty sprzedaży

Dla wielu sklepów internetowych dużym wyzwaniem są okresy zwiększonego ruchu, takie jak Black Friday, święta, kampanie promocyjne, premiery nowych kolekcji czy akcje sprzedażowe.

Utrzymywanie przez cały rok powierzchni magazynowej i zespołu dostosowanego do największych pików sprzedażowych jest kosztowne. Z kolei zbyt małe zasoby mogą prowadzić do opóźnień i problemów z realizacją zamówień właśnie wtedy, gdy sprzedaż osiąga najwyższy poziom.

Doświadczony operator fulfillment może elastycznie dostosować liczbę pracowników, stanowisk pakowania i dostępne moce operacyjne do aktualnego wolumenu. Dzięki temu firma nie musi samodzielnie organizować dodatkowej przestrzeni ani prowadzić intensywnej rekrutacji tylko na kilka tygodni w roku.

Rozwój nowych kanałów sprzedaży

Outsourcing logistyki warto rozważyć również wtedy, gdy firma planuje wejście na marketplace, rozwój sprzedaży zagranicznej, uruchomienie kolejnego sklepu internetowego albo połączenie kanałów online i offline.

Każdy nowy kanał oznacza kolejne integracje, odmienne wymagania dotyczące przygotowania zamówień oraz konieczność synchronizacji stanów magazynowych. W przypadku sprzedaży zagranicznej dochodzą do tego różni przewoźnicy, sposoby dostawy i procesy obsługi zwrotów.

Operator fulfillment może połączyć te elementy w jednym modelu logistycznym. Pozwala to rozwijać sprzedaż bez konieczności tworzenia osobnych procesów magazynowych dla każdego rynku lub kanału.

Rosnące koszty własnego magazynu

Koszt logistyki nie ogranicza się do czynszu za powierzchnię magazynową. Obejmuje również wynagrodzenia pracowników, rekrutację, szkolenia, sprzęt, regały, materiały opakowaniowe, systemy informatyczne, utrzymanie infrastruktury oraz współpracę z przewoźnikami.

Część tych kosztów jest stała, niezależnie od tego, czy sklep realizuje w danym miesiącu tysiąc, czy kilka tysięcy zamówień.

W modelu fulfillment koszty są w większym stopniu powiązane z rzeczywiście wykonywanymi operacjami. Firma płaci między innymi za wykorzystywaną powierzchnię, liczbę przyjęć, kompletacji, wysyłek i zwrotów. Ułatwia to skalowanie działalności i ogranicza konieczność ponoszenia dużych inwestycji na początku kolejnego etapu rozwoju.

Nie oznacza to jednak, że fulfillment zawsze będzie tańszy. Opłacalność współpracy należy ocenić na podstawie konkretnego modelu biznesowego, struktury zamówień, rodzaju produktów oraz wymaganego zakresu usług.

Logistyka zabiera zbyt dużo czasu

Sygnałem do zmiany może być również sytuacja, w której coraz więcej osób w firmie zajmuje się rozwiązywaniem bieżących problemów magazynowych.

Braki kadrowe, błędy w kompletacji, opóźnienia przewoźników, dostawy towaru, zwroty i reklamacje potrafią skutecznie odciągać uwagę od sprzedaży, marketingu, rozwoju oferty czy pozyskiwania nowych klientów.

Przekazanie logistyki operatorowi pozwala firmie skoncentrować się na działaniach, które bezpośrednio wpływają na jej rozwój. Odpowiedzialność za organizację procesów magazynowych przejmuje partner, którego podstawową działalnością jest właśnie logistyka.

Jak może wyglądać współpraca z Arvato?

Arvato obsługuje procesy logistyczne dla firm z obszaru e-commerce i retail. Zakres współpracy może obejmować przyjęcie i magazynowanie towaru, kompletację zamówień, pakowanie, wysyłkę, obsługę zwrotów oraz dodatkowe operacje wykonywane na produktach.

Rozwiązanie jest projektowane w zależności od potrzeb konkretnego biznesu. Inaczej będzie wyglądać obsługa marki fashion, inaczej sklepu z elektroniką, kosmetykami czy wyposażeniem domu.

Arvato tworzy dedykowane procesy i integracje, ale może również wykorzystywać gotowe rozwiązania oparte na API. Pozwala to połączyć systemy operatora ze sklepem internetowym, marketplace’ami, przewoźnikami oraz innymi narzędziami wykorzystywanymi przez klienta.

W zależności od skali i specyfiki projektu w magazynach mogą być stosowane rozwiązania automatyzujące kompletację, transport wewnętrzny i obsługę zamówień. Celem nie jest jednak sama automatyzacja, lecz takie zaprojektowanie procesu, aby odpowiadał on rzeczywistym potrzebom sklepu i mógł rozwijać się wraz ze wzrostem sprzedaży.

Czy to już właściwy moment?

Współpracę z operatorem fulfillment warto rozważyć, gdy własna logistyka zaczyna wymagać coraz większych inwestycji, utrudnia obsługę rosnącej liczby zamówień albo ogranicza wejście na nowe rynki i kanały sprzedaży.

Nie trzeba czekać, aż magazyn przestanie sobie radzić. Znacznie lepiej rozpocząć analizę wcześniej, zanim problemy operacyjne zaczną wpływać na terminowość dostaw, doświadczenia klientów i wyniki sprzedaży.

Fulfillment nie jest wyłącznie usługą magazynowania i wysyłki paczek. Dobrze zaprojektowany może stać się zapleczem, które pozwala rozwijać e-commerce bez konieczności ciągłego inwestowania we własną infrastrukturę logistyczną.