Koszty w logistyce

Rodzaje kosztów w logistyce

Poza ogólnym podziałem, dotyczącym podstawowych obszarów logistycznych (zapasy, magazynowanie i zarządzanie zapasami, transport) koszty można podzielić także według odmiennych kategorii. Są nimi na przykład koszty materialne (zużycie energii, amortyzacje, usługi, w tym IT) oraz niematerialne (pracownicy, podatki, opłaty); koszty związane z cyklem życia produktu (zaopatrzenie, produkcja, dystrybucja) czy koszty związane z samym procesem logistycznym, operacjami i współdziałaniem z partnerami.

Pierwsze koszty to koszty związane z zapasami. Tutaj musimy odróżnić te koszty, które dotyczą zapasów zużywanych do aktualnej produkcji oraz te, które wiążą się z bieżącą sprzedażą. Koszty zapasów są niezwykle zmienne, a analizy danych (historyczne i predykcyjne) pomagają w lepszym zarządzaniu miejscem i zapasami w magazynach.

Koszty magazynowe

Drugi z obszarów dotyczy magazynowania. I tutaj – w zależności od wybranego modelu magazynowania – struktura kosztów zawiera między innymi budowę lub wynajem magazynu (a wcześniej jego plany, koncepcję, konfigurację), zużycie wody, prądu, gazu oraz olbrzymi obszar związany z wyposażeniem i automatyzacją magazynu, co przy obecnym stanie rozwoju najnowszych technologii wiąże się ze znaczącymi inwestycjami. To również zakup infrastruktury magazynowej, wózków, podnośników, a także regałów i innych form składowania. To ich konserwacja, serwis i dostosowanie do aktualnych wymogów i wciąż zmieniających się przepisów. To dokładne oszacowanie przepływu towarów, w tym ilości, specyfiki i wielkości SKU czy wskaźnika ich rotacji.

Koszty w obszarze magazynowania nie dotyczą wyłącznie wyposażenia magazynu czy zakupu sprzętu, ale wiążą się także z wdrożeniem operacji magazynowych. Wybór i integracje odpowiedniego systemu WMS, koncepcje i wdrożenie, szkolenia, nadzór, testowanie i raportowanie – także zaliczają się do tego obszaru.

Innym, kolejnym kluczowym obszarem są koszty związane z zatrudnieniem, przeszkoleniem i utrzymaniem pracowników na konkretnych stanowiskach: magazynowych (konfekcjonowanie, pakowanie, serwis, zarządzanie zapasami i zwrotami), obsługi procesu logistycznego, wsparcia IT, HR, specjalistów do spraw logistyki, obsługi programów informatycznych, raportowania i wielu innych, w tym także obsługi zamówień.

Nierzadko koszty obsługi zamówień są zmienne i wynikają na przykład z sezonu, popytu, pory roku, zapotrzebowania rynkowego czy wielu innych, specyficznych czynników. To dlatego niezwykle ważne jest dostosowanie liczby pracowników stałych i tych zatrudnionych na konkretne czasookresy.

Dodatkową grupą są koszty związane z obsługą usług dodatkowych. Może to być etykietowanie, co-packing, re-packing, obsługa zwrotów, personalizacja, insertowanie, akcje informacyjne i marketingowe, naprawa produktów czy ich utylizacja. To koszty zmienne, które należy jednak uwzględnić przy tworzeniu matrycy kosztów logistycznych. Oczywiście największy udział w tym zestawieniu będą miały koszty stałe, jednak, zwłaszcza w niestabilnych warunkach biznesowych, koszty zmienne mogą tworzyć znaczącą podgrupę.

Jeśli mówimy o kosztach transportu, to do tego obszaru zaliczymy wszystkie zobowiązania finansowe dotyczące przepływu towarów na każdym etapie: od transportu surowców potrzebnych do produkcji, a następnie transport produktów gotowych do magazynów centralnych, punktów dystrybucyjnych, a następnie do punktów B2B lub do klienta ostatecznego (B2C). Wydatki w tym obszarze obejmują między innymi koszty firm transportowych, paliwa, stawek kierowców, opłat drogowych, przystosowania pojazdów do transportu określonych ładunków, serwisowania pojazdów i wiele innych.

Podsumowując tę część należy bez wątpienia stwierdzić, że choć klasycznym podziałem kosztów jest ten na koszty stałe i zmienne, to warto podkreślić, że jest co najmniej kilka innych czynników wpływających na koszty logistyczne ogółem. Są nimi na przykład: skala działalności (w tym CBEC), zmieniające się regulacje, przepisy i dyrektywy (związane z transportem, składowaniem i obsługą klienta), a także sezonowe zmiany popytu i zdarzenia mikro oraz makroekonomiczne.

***

Outsourcing, jako optymalizacja kosztów logistycznych

Szukając optymalnego rozwiązania dla swoich procesów logistycznych firma najczęściej rozważa z jednej strony możliwość samodzielnego obsłużenia tego procesu, a z drugiej zdecydowanie się na skorzystanie z usług operatora logistycznego. I choć nierzadko wstępne kalkulacje sugerują, że korzystniejszym rozwiązaniem jest pozostawienie logistyki in house, to jednak bardziej szczegółowe analizy uwzględniające inwestycje wymagane do sprawnego realizowania procesu na najwyższym poziomie oraz koszty zmienne, w wielu przypadkach przechylają szalę na rzecz skorzystania ze wsparcia doświadczonego partnera.

W swoich kalkulacjach firmy często jeszcze nie uwzględniają kosztów jest uczenie się na swoich błędach. Każdy chciałby tego uniknąć, ale gdy realizuje się jakieś zadania po raz pierwszy to jest to wyjątkowo trudne. Zwłaszcza bez odpowiedniej wiedzy popartej doświadczeniem wcześniej zrealizowanych projektów. Decydując się na operatora logistycznego mamy szansę na korzystanie z najlepszych, sprawdzonych i już przetestowanych na innych projektach rozwiązaniach, co – obrazowo mówiąc – sprawia, że uczymy się na cudzych błędach, a nasze koszty z tym związane są ograniczone do minimum.

Bardzo często też firmy analizując wydatki samodzielnego prowadzenia magazynu zlokalizowanego w centrum logistycznym zapominają o wielu kosztach, które będą mieć znaczący wpływ na finalne powodzenie biznesu, a które operator zrealizuje w ramach swojej oferty. I nie są to wcale koszty zmienne zależne od skali realizowanych procesów czy momentu sezonu, a stałe związane na przykład z urlopami, inwenturami, ochroną i ubezpieczeniem, ale też takimi elementami, jak koszty kadrowe, systemy usprawniające realizowanie procesów i podnoszące ich jakość, wysokiej jakości wyposażenie magazynów, media i wiele inne. O tych kosztach firmy często zapominają porównując kosztów swoich operacji z kosztami operacji oferowanymi przez outsourcerów.

Niższe koszty i wyższa efektywność?

Czy koszty logistyczne można ograniczyć? Wielu ekspertów i specjalistów jest zgodnych, że można – dzięki outsourcingowi logistyki. Ale tu także jest wiele argumentów i modeli funkcjonowania, którym przyjrzymy się bliżej.

Rozwój firmy

Firmy, które korzystają z outsourcingu podkreślają, że w momencie, kiedy zrozumiały, że procesy logistyczne, które przejął i z sukcesem realizuje operator nie są „na ich głowie”, mogły skupić się na core swojej działalności: rozwijać produkty, wprowadzać innowacje, zarządzać sprzedażą i tworzyć efektywne strategie.

Infrastruktura logistyczna i IT

Przewagę konkurencyjną firmy budują także nowoczesne narzędzia IT, z zakresu nowych technologii oraz automatyzacji i robotyzacji. Partnerzy outsourcingowi są w stanie zapewnić  firmom nie tylko sprawne funkcjonowanie procesów związanych z przyjęciem, magazynowaniem, kompletacją, wysyłką czy dystrybucją towarów, ale przede wszystkim pozwalają scentralizować wszystkie działania, zapewnić ciągłość pracy, monitorować zapasy, zasoby i trendy zakupowe. Zapewniają to, co obecnie liczy się najbardziej: terminowość przetwarzania zleceń (dla wysyłek jest to najczęściej next-day delivery) poprzez ciągłe optymalizowanie swoich procesów i używanie najnowszych technologii, niezawodność pracy poprzez użycie chmurowych i najnowocześniejszych platform informatycznych, oraz elastyczność działań poprzez odpowiednią skalowalność swoich rozwiązań. Doświadczone zespoły informatyków i programistów dla obsługi procesów logistycznych są kosztem operatora i nie tylko nadzorują, ale przede wszystkim wdrażają najbardziej efektywne rozwiązania dla obu stron.

Współpracujące z systemami klienta programy WMS pozwalają na podejmowanie decyzji, wdrażanie szybszych działań i zwiększanie wydajności pracy, ale także na prognozowanie popytu czy planowanie sprzedaży. Integracje z systemami SAP klienta sprawiają, że dane są uspójnione, a interfejsy dostosowane do potrzeb. Systemy składowania (np. AutoStore), oszczędzają nawet do 80 proc. powierzchni; systemy sortowania (np. Bagsorter) automatyzują zarządzanie zwrotami i sprawiają, że proces jest znacznie wydajniejszy; a systemy transportu (np. Weasel®), zapewniają elastyczny i wydajny transport pojemników i kartonów.

Efektywność procesów logistycznych

Doświadczeni operatorzy logistyczni ze swoim know-how w wielu obszarach (transportu i dystrybucji, magazynowania, zarządzania zasobami, systemów i in.) są w stanie sprawić, że bieżąca logistyka działa sprawnie, unika się wielu błędów, a w zamian za to koncentruje się na jak największej efektywności każdego odcinka procesu i każdej operacji. A jeśli dodatkowo operator ma doświadczenie z realizacji podobnych projektów (dla tożsamej branży czy o podobnej skali itp.), to bez wątpienia jest w stanie wnieść wiele usprawnień i doradzić, a także na bieżąco dostosować się do potrzeb rynku – wszak najczęściej przedstawiciele firm outsourcingowych dokładnie analizują zmiany rynkowe, zachowania konsumenckie czy trendy.

Większa elastyczność

O ile znaczącym kosztem był obszar nieustannego dostosowywania się do rynku, skali czy wielkości zapasów albo liczby pracowników, o tyle przy zlecaniu swojej logistyki podmiotom zewnętrznym ten obszar stanowi ich zadanie. To właśnie rolą operatora jest zarządzanie odpowiednią przestrzenią, zatrudnianie nowych pracowników (bądź ich redukcja), a także wzięcie na siebie ryzyk inwestycyjnych, na przykład w automatyzacji danego odcinka, a także rozwoju magazynu czy procesu – wszak każde usprawnienie sprawi, że dana operacja będzie miała lepsze KPI.

B2B, B2C, omnichannel

Jeśli powierzymy operatorowi logistycznemu całą logistykę, czyli obsługę wszystkich kanałów, w tym hurtowni, sklepów i e-sklepów – bez wątpienia możemy mówić o efekcie synergii. Operator nie tylko zna precyzyjnie strukturę zapasów, ale także może na bieżąco, analizując dane rzeczywiste, podpowiadać decyzje związane z zatowarowaniem w danym kanale, a także przesuwać towary pomiędzy kanałami oraz sprawnie obsługiwać wyprzedaże i promocje, co jest niezwykle istotne przy wahaniach sprzedaży.

Wykorzystanie powierzchni magazynowej

Warto także wspomnieć, że operator obsługujący wiele kanałów może także maksymalnie wykorzystać powierzchnię magazynową. W czasach, gdy każdy metr magazynowy jest na wagę złota, to właśnie outsourcer nierzadko odpowiada nie tylko za koncepcję, projekt, wyposażenie i dostosowanie magazynu przy jego budowie, ale także za bieżące usprawnienia, na przykład w zakresie rozmieszczenia ładunków, funkcjonalności alejek czy efektywności poszczególnych stref lub oznakowania.

Obsługa zamówień

Doświadczenie klienta buduje się na każdym etapie jego ścieżki zakupowej. Dostępność towarów, szybka przesyłka, skutecznie rozpatrzone reklamacje czy zwroty, sprawna obsługa klienta to tylko wybrane elementy wpływające na zadowolenie kupującego. Powierzając logistykę zewnętrznemu operatorowi możemy wymagać, aby wszystkie te składowe były realizowane jak najlepiej. Co więcej – operator jest w stanie zoptymalizować poszczególne koszty – na przykład wybierając określonego spedytora do określonej grupy usług czy współpracując z najtańszym dostawcą, na przykład w zakresie zakupu czy brandingu opakowań czy usług ostatniej mili. Nie ponosimy zatem zbędnych kosztów realizując wiele usług czy kupując poszczególne komponenty u wielu dostawców.

Wsparcie w rozwoju

Operator logistyczny oferuje także szeroki zakres kompetencji w zakresie rozwoju i dostosowania logistyki i obsługi klienta do zmieniających się wciąż warunków rynkowych. To nie tylko bieżące oceny sytuacji, programy efektywności, ale także analizy predykcyjne, wsparcie w budowaniu strategii rozwoju firmy i biznesu oraz szkolenia.

***

Rozliczenia z operatorami logistycznymi

Zewnętrzna logistyka potrafi zoptymalizować koszty firm w wielu obszarach, między innymi w tych, o których wspomniano powyżej.

Ocena kosztów zaproponowanych przez operatora zależy m.in. od sposobu i charakteru kalkulacji (zależne od rozważanej długości kontraktu), struktury cennika (open book vs rozliczenie za usługę/oparcie) oraz czasu rozliczeń (tygodniowy, dwutygodniowy, miesięczny).

Do kosztów logistyki należą rzecz jasna: koszty magazynowania, realizacji przyjęć towaru do magazynu, obsługi wysyłek, zwrotów, VAS oraz transportu. Na naszej check liście powinny znaleźć się jednak także: wynajem lub budowa oraz adaptacja magazynu, integracja systemów, ochrona i monitoring, rekrutacja i zatrudnienie pracowników itp. Z kolei po wdrożeniu należy pamiętać o miesięcznych kosztach utrzymania oraz aktualizacji systemów i wyposażenia, a także o kosztach ciągłych usprawnień i optymalizacji w duchu CIP (Continuous Improvement Process).

Dla oceny kosztów i efektów kluczowe jest mierzenie wskaźników. Key Performance Indicators dla każdego projektu są jednak różne i powinny wynikać z założeń strategicznych i biznesowych. Bez wątpienia można jednak wymienić: jakość – czyli poprawność realizacji zamówienia, produktywność – rozumianą jako ilość sprzedanych/wysłanych towarów w określonym czasie lub obsłużonych klientów oraz terminowość – czyli określenie, ile przesyłek zostało wysłanych/przekazanych do klienta w określonym, założonym czasie. Inne KPI, które warto brać pod uwagę to: wypełnienie magazynu, zgodność zapasów w magazynie, rotacja zapasów, czas przestoju, obsługa zwrotów, udział produktów zagubionych lub uszkodzonych i wiele innych, a ich ustalenie, a następnie monitorowanie jest kluczem do efektywnej współpracy z firmą outsourcingową.

Dla oceny kosztów i efektów kluczowe jest mierzenie wskaźników. Key Performance Indicators dla każdego projektu są jednak różne i powinny wynikać z założeń strategicznych i biznesowych. Bez wątpienia można jednak wymienić: jakość – czyli poprawność realizacji zamówienia, produktywność – rozumianą jako ilość sprzedanych/wysłanych towarów w określonym czasie lub obsłużonych klientów oraz terminowość – czyli określenie, ile przesyłek zostało wysłanych/przekazanych do klienta w określonym, założonym czasie. Inne KPI, które warto brać pod uwagę to: wypełnienie magazynu, zgodność zapasów w magazynie, rotacja zapasów, czas przestoju, obsługa zwrotów, udział produktów zagubionych lub uszkodzonych i wiele innych, a ich ustalenie, a następnie monitorowanie jest kluczem do efektywnej współpracy z firmą outsourcingową.

***

Outsourcing pozwala uniknąć kosztów związanych z zakupem i utrzymaniem infrastruktury logistycznej (magazyny, flota transportowa czy oprogramowanie). Zewnętrzni partnerzy łatwo dostosowują się do zmieniających się potrzeb firmy (sezonowe wzrosty zamówień lub rozszerzenie działalności na nowe rynki), dzięki czemu mamy szansę na skalowanie operacji bez konieczności dużych inwestycji kapitałowych. Kluczowy jest jednak fakt, że współpracując z operatorem logistycznym firmy mogą skoncentrować się na core swojej działalności i na realizacji strategii. A to jest nie do przecenienia.