Zarządzanie zapasami w logistyce e-commerce

Zarządzanie zapasami w magazynie logistycznym

Centra dystrybucyjne dla e‑commerce muszą posiadać zapasy. Bez nich utrzymanie sklepu online nie byłoby możliwe, ale też wiążą się one z określonymi wydatkami. Czy to oznacza, że jesteśmy skazani na ogromne koszty prowadzenia biznesu? Nie do końca. W praktyce dobry operator logistyczny będzie dążył do takiej gospodarki zapasami, która będzie korzystna dla e‑sklepu. Będzie on optymalizowała koszty, jak i zapewniała odpowiedni poziom sprzedaży. Zatem odpowiednie zarządzanie zapasami to przede wszystkim korzyść biznesowa!

Ale – od początku. Czym właściwie są zapasy?

Zapasy w magazynie – czym są?

Jak to najczęściej bywa w kwestii terminów, naukowcy tworzą rozbudowane definicje zapasów. W praktyce zapasy to po prostu dobra, które przedsiębiorstwo (podmiot) posiada (lub nimi zarządza) – a które są składowane w celu przetworzenia lub sprzedaży.

W całym łańcuchu dostaw istnieje kilka rodzajów zapasów, takich jak zapasy surowców, materiałów, podzespołów czy wyrobów gotowych – czyli towarów. Dla e‑commerce te ostatnie są kluczowe – dlatego na zarządzaniu nimi chcę się dzisiaj skupić.

Rodzaje zapasów w centrum dystrybucyjnym

Podstawą do skutecznego zarządzania zapasami jest nazwanie ich i podzielenie na konkretne sekcje. Oto jeden z przykładów, jak można dokonać klasyfikacji zapasów.

Zapas rotujący

Zapas rotujący to ta część zapasów, która podlega nieustannemu obrotowi – czyli ta, którą zamawiają klienci, którą dystrybuujemy do nich i którą co jakiś czas uzupełniamy. Do jej opisania służą takie terminy jak:

• zapas minimalny – gdy spanie poniżej tej wartości, zapas jest uzupełniany,
• zapas maksymalny – wartość, do której uzupełniany jest zapas.

Przy tworzeniu zapasu rotującego nie można zapomnieć o zapasie sezonowym, które posiadają niemalże wszystkie branże w e‑commerce. Jest to zapas towarów, które rotują w okresach peaków sprzedażowych. Mowa tutaj zarówno o okresach zwiększonej sprzedaży w okresie przedświątecznym, ale też charakterystycznych peakach sezonowych dla wybranych branż (np. produktów turystycznych, artykułów ogrodniczych) i posiadających wyprzedaże (np. artykuły dekoracyjne, ubrania, buty czy akcesoria).

Zapas nierotujący

Zapas nierotujący może budzić nasze niepokoje, ale nie każdy jego typ jest wynikiem błędów lub oznacza niepotrzebne koszty. Choć oczywiście należy redukować ilość zapasu nierotującego, zwanego też martwym czy nadmiernym, to zapas bezpieczeństwa jest dla firm handlowych niezbędny. Posłuży nam on w przypadku nagłego wzrostu zamówień, opóźnień w dostawie czy innych nieplanowanych wydarzeń losowych.

Zapas całkowity

Podsumowując wszystkie rodzaje zapasów, otrzymujemy zapas całkowity. Jest to zapas, który posiadamy w magazynie, umniejszony o już zamówione i jeszcze nie wysłane towary oraz dostawy, które zamówiliśmy, ale jeszcze nie przyjęliśmy.

Dlaczego zapasy są niezbędne?

Już z tej krótkiej kategoryzacji zapasów wynika, że pełnią one rozmaite funkcje w prowadzeniu biznesu.

1. Funkcja dystrybucyjna – czyli zapewnienie ciągłości dystrybucji i możliwości realizacji zamówień klientów. Przy jej realizacji trzeba brać pod uwagę sezonowe zapotrzebowanie na produkty oraz być elastycznym w uzupełnianiu zapasów – wszak nasze prognozy sprzed kilku miesięcy mogą okazać się nieaktualne.
2. Funkcja ekonomiczna – ta, która zapewnia przedsiębiorstwu korzyści finansowe. Realizuje się poprzez dokonywanie zapasów w większej skali niż aktualnie niezbędna do obsłużenia zamówień oraz korzystając z rabatów i promocji.
3. Funkcja zabezpieczająca – czyli zabezpieczenie biznesu przed wydarzeniami losowymi, takimi jak np. zmiany w popycie, opóźnienia w dostawach i inne.

Z jakimi kosztami wiąże się utrzymanie zapasów?

Choć zapasy w centrum dystrybucyjnym są niezbędne, ich utrzymanie wiąże się z różnymi kosztami.

Koszty tworzenia zapasów zawierają w sobie kilka operacji: analizy rynku i ofert producentów, opracowanie zamówienia, monitoring dostawy, przyjęcie na stan magazynowy. Każda z nich wymaga zatrudnienia odpowiednich osób oraz dostarczenia im infrastruktury i systemów do wykonania swoich działań.

Koszty utrzymania zapasów to koszty związane z magazynowaniem (zakup lub wynajęcie odpowiedniej hali magazynowej, posiadanie infrastruktury oraz sprzętów, ubezpieczenie towarów) i jego obsługą (koszty zatrudnienia magazynierów i kadry zarządzającej) – ale nie tylko. Trzeba pamiętać, że każdy towar w magazynie to zamrożony kapitał przedsiębiorstwa, który w dodatku może generować dodatkowe koszty, a mianowicie koszty starzenia się zapasów.

Starzenie się zapasów to utrata wartości towarów wchodzących w skład zapasów związana z upływem czasu. Może być związana z utratą określonych właściwości towarów (np. w przypadku kosmetyków, leków, chemii gospodarczej etc.) lub z zmianami na rynku (np. wyparcie jednego trendu innym, pojawienie się nowych modeli i możliwości technicznych produktów, zmiana oczekiwań klientów względem zakupionych towarów).

Choć tworzenie i utrzymanie zapasów może oznaczać wysokie koszty, równie niebezpieczne i kosztowne może być docelowo wyczerpanie zapasów. Koszty niedoboru zapasów to nie tylko kwestia posiadania niewykorzystanej przestrzeni magazynowej i zbędnych pracowników. Wyczerpanie zapasów to utracone koszty zamówień przez klientów, których nie możemy zrealizować; to utrata zaufania przez klientów i zmienienie miejsca zakupów na inne; to ostatecznie zakłócenia w działaniu organizacji.

Od czego zależy wielkość zapasów?

Ponieważ koszty nieodpowiedniego gospodarowania zapasami mogą być znaczące dla naszego biznesu, konieczne jest określenie, ile zapasu opłaca nam się posiadać oraz wybór jednego z wielu dostępnych sposobów zarządzania nim.

Przede wszystkim więc należy uwzględnić kilka czynników wpływających na ilość i wartość posiadanego zapasu. Należą do nich między innymi:

• wielkość planowanej sprzedaży,
• budżet posiadany na zamrożenie kapitału i utrzymanie magazynu,
• planowana i rzeczywista rotacja towaru,
• cykl uzupełniania zapasu,
• czas trwania zamówienia i dostawy towaru,
• koszt dostaw towaru,
• koszt towaru w zależności od wielkości zamówienia,
• oczekiwania względem jakości obsługi klienta,
• sezonowość popytu na dane towary.

Do tych czynników dochodzą też przyczyny utrzymania zapasu niezależne od przedsiębiorstwa. Na przykład przestoje u producentów, opóźnienia dostaw w transporcie, otrzymanie wadliwych lub niepełnowartościowych towarów, nagłe zmiany w gospodarce (np. import i zmian kuru walut, inflacja i związana z nią duża zmiana cen).

Metody zarządzania zapasami

Sposobów zarządzania zapasami jest wiele. Oto kilka z nich.

1. Metoda ABC nazywana jest tak ze względu na podział zapasu na trzy grupy – grupę A, B i C. Towary przyporządkowuje się do poszczególnej grupy na podstawie ich udziału w wartości zapasu. Grupa A to pozycje o największym udziale (jest ich najmniej, ale to one są kluczowe dla dobrego zarządzania zapasem), w grupie B znajdują się te o mniejszym udziale, a grupa C posiada najmniejszy udział – za to jest najliczniejsza.
2. Metoda XYZ funkcjonuje na podobnej zasadzie co metoda ABC, ale skupia się na częstotliwości zamówień poszczególnych towarów. Dzieli się więc zapas na następujące grupy:
   1. X – nieustanne zapotrzebowanie o niewielkich wahaniach popytu,
   2. Y – zmienne zapotrzebowanie związane z sezonowością zamówień,
   3. Z – bardzo nieregularne zapotrzebowanie, trudne do oszacowania.
3. Metoda just-in-time to utrzymywanie zapasów na poziomie minimum. Dokonuje się tego poprzez współpracę z producentami i dostawcami, którzy są gotowi na natychmiastowe przesłanie towaru po zamówieniu – które my przekazujemy do naszych klientów. Dzięki tej metodzie ograniczamy koszty związane z utrzymaniem zapasu, ale zwiększamy ryzyko niedostarczenia zamówienia do klienta.
4. Metoda inwestycyjna jest niemalże odwrotnością metody just-in-time – polega bowiem na gromadzeniu sporych zapasów. Pozwala ona na oszczędzenie na tworzeniu zapasów (rabaty przy większym zamówieniu, jednorazowy transport zamiast kilku). Może jednak przynieść straty w utrzymaniu towaru – zarówno poprzez wysokie koszty utrzymania magazynu, jak i starzenia się towaru.

Jak dobrać metodę zarządzania zapasami?

Wybór metody zarządzania zapasami jest bezpośrednio zależny od naszej branży i sytuacji ekonomicznej, w której znajduje się nasz e-sklep.  Dlatego też żadnego z modeli nie warto przyjmować jako jedyny słuszny . Zamiast tego należy dobrze przeanalizować moment uruchomienia projektu i planowany proces rozwoju firmy. Należy zastanowić się, który model będzie dla nas najodpowiedniejszy w danym czasie (na danym etapie rozwoju projektu i firmy).

Ostatecznie w zarządzaniu zapasami chodzi o optymalizację kosztów – rozumianych jako łączne koszty tworzenia, utrzymania i niedoboru zapasów. Należy więc przeanalizować m.in. posiadane aktywa na inwestycje w zapasy oraz możliwości technologiczne i infrastrukturalne. Warto poznać trendy na rynku oraz oczekiwania klientów względem dostępności towaru i czasu dostawy, śledzić na bieżąco nowości na rynku – nowe produkty czy sklepy, zachowania konsumentów i otoczenie.

Odpowiednie zarządzanie zapasami to ważne zadanie dla e‑sklepu – w przypadku dużych błędów czekają nas konsekwencje związane z utratą klientów oraz zysków. Znajomość swojej branży i procesów logistycznych to podstawa, bez której biznes w e‑commerce nie może istnieć.

Literatura:

Bril Joanna, Łukasik Zbigniew, Metody zarządzania zapasami, „Autobusy. Technika, Eksploatacja, Systemy Transportowe”, 2013, nr 3.

Koliński Adam, Nowoczesne strategie gospodarki zapasami [prezentacja dla Wyższej Szkoły Logistyki].

Koliński Adam, Rodzaje zapasów [prezentacja dla Wyższej Szkoły Logistyki].

Rożej Anna, Stolarski Jarosław, Śliżewska Joanna, Zadrożna Dorota, Obsługa magazynów. Część 1. Kwalifikacja AU.22, Warszawa 2017.

Szymański Piotr, Zarządzanie majątkiem obrotowym w procesie kreowania wartości przedsiębiorstwa, Łódź 2007.

Szymonik Andrzej, Zarządzanie zapasami [prezentacja], Łódź 2017.