5S w magazynie e-commerce

Historia 5S

5S to powstała w Japonii metodologia, która ma na celu stworzenie zasad umożliwiających utrzymanie porządku na stanowisku pracy. Podnosi przejrzystość, efektywność i wydajność działań, ale przede wszystkim sprawia, że dla pracowników praca staje się wygodna, ergonomiczna i uporządkowana.

Poniżej prezentuję poszczególne filary tej metody.

Choć metoda 5S w logistyce powinna być stosowana w całym magazynie, może także obejmować tylko poszczególne obszary robocze lub strefy. Niektórzy uważają, że w magazynach logistycznych, a już w szczególności w magazynach obsługujących e-commerce (z dużą liczbą dzienną wysyłanych paczek oraz obsługą zwrotów), można próbować wdrożyć standardy 5S, ale nie da się ich długofalowo utrzymać.

Z doświadczenia wiem, że proces ten jest naprawdę długotrwały, jednak nie niemożliwy. Wymaga on przede wszystkim zaangażowania pracowników na wielu poziomach i zbudowania solidnego systemu szkoleń. Pomocne może okazać się przeprowadzenie zmiany najpierw na mniejszych obszarach, a dopiero później rozszerzenie obszaru obowiązywania 5S na inne strefy magazynu. Testowanie rozwiązań na obszarze pilotażowym pozwala nam zdobyć doświadczenie oraz zweryfikować, czy wstępne założenia będą skuteczne. Przede wszystkim trzeba jednak wspólnie, najlepiej demokratycznie, wypracować listy zadań i procedur, a następnie monitorować konsekwencje naszych działań oraz na bieżąco audytować procesy.

5S w logistyce

5S w magazynach logistycznych to praca na wielu obszarach. Nie trzeba ich wdrażać równocześnie, docelowo jednak na każdym etapie łańcucha dostaw 5S będzie miało swoje uzasadnienie i przyczyni się nie tylko do zachowania porządku i czystości, ale przede wszystkim do utrzymania odpowiedniej wydajności poprzez niezakłócanie sprzątaniem bieżących czynności.

Jakie praktyki w poszczególnych strefach magazynowych warto wdrożyć?

Jak zaangażować pracowników we wdrożenie 5S?

Oprócz ważnych dla każdej organizacji wskaźników ilościowych, bardzo ważne jest, aby zadbać o wskaźniki jakościowe, które bezpośrednio wpływają na realizację tych pierwszych. Pracownicy w magazynach logistycznych rozumieją komplementarność obu tych obszarów. Chcą nie tylko szybko osiągać założone normy, ale przede wszystkim mieć wpływ i czuć się odpowiedzialni za swoje miejsce pracy.

Włączenie pracowników w proces zachodzących zmian, pozwolenie im na bycie jej częścią.  Poprzez korzystanie z ich wiedzy i doświadczenia pozwala osiągnąć doskonałe efekty. Zwiększa się bowiem nie tylko świadomość wykonywanej pracy i procesów, które mają na nie wpływ, ale przede wszystkim otwartość i odwaga, aby zgłaszać usprawnienia i rozwiązania dla sytuacji problemowych.

Aby skutecznie wdrożyć zmiany związane z metodologią 5S należy zaplanować cały proces prac. Pierwszym etapem powinno być powołanie zespołu wdrożeniowego, w skład którego powinni wchodzić przedstawiciele działu jakości, liderów oraz pozostałych pracowników. Warto rozważyć utworzenie zespołu ambasadorów 5S, wybranych w drodze rekrutacji. Zespół powinien składać się z osób, które chcą mieć większy wpływ na kształt miejsca pracy.  Wraz z  zespołem wdrożeniowym budować wiedzę pracowników i wspierać ich we wdrażaniu zaproponowanych rozwiązań. Ambasador 5S to nie odrębne stanowisko, lecz dodatkowa rola w organizacji, dzięki której entuzjaści ciągłego doskonalenia mogą zdobyć dodatkowe doświadczenie.

Prace w zespołach warsztatowych najlepiej rozpocząć od wyjaśnienia i próby zrozumienia, czym jest metodyka 5S. Spotkania powinny być regularne, a każdy warsztat – kończyć się zadaniem do wykonania w określonym czasie. Zadania powinny obejmować na przykład stworzenie list z odpowiedziami na pytania: co na danym stanowisku przeszkadza w szybkim wykonywaniu czynności lub co jest potrzebne, a co zbędne lub przygotowaniem kampanii informacyjnej dla pozostałych uczestników zmiany. Kolejnym etapem jest przetestowanie zaproponowanych rozwiązań w określonym czasie. W przypadku aprobaty ze strony interesariuszy zmiany – wspólnie tworzymy standard, dokonujemy wizualizacji, a w końcowym etapie włączamy go w plan szkoleniowy.

Implementacja 5S

Wdrożenie zmian w magazynie jest istotne, jednak najtrudniejszym elementem okazuje się być utrzymanie wypracowanych standardów. Każdy z obszarów powinien być audytowany – przez dedykowane mikro zespoły lub „patrole jakościowe”. Kolejnym krokiem analiz, czy dane usprawnienie działa i czy jego wdrożenie było uzasadnione może być zastosowanie reguł audytu Kamishibai.  Pracownicy mają szansę podjąć się samokontroli i oceny swojej pracy i efektywności stanowiska. Należy pamiętać, że dla skuteczności działań czasami warto zastosować nie tylko wspólnotę celów, ale także system motywacyjny, który dodatkowo sprawi, że efekty będą dużo lepsze.

Wdrożenie standardów 5S w magazynie e-commerce zajmuje około roku. Jednak to dopiero początek drogi ku ciągłemu doskonaleniu miejsca pracy oraz procesów. Budowanie świadomości wymaga współpracy, cierpliwości i konsekwencji. Efekty tej wspólnej pracy są jednak nie tylko finansowe. To przede wszystkim budowanie zgranego, słuchającego siebie nawzajem zespołu.

5S – o czym warto pamiętać?

Standardy 5S, które określimy dla naszego magazynu powinny być „odporne” na różne etapy życia magazynu, np. na okresy wyprzedażowe. Co więcej – standardy, które wprowadzamy nie są z nami na zawsze. Powinniśmy je cyklicznie weryfikować i, jeśli zajdzie taka potrzeba, zmieniać lub dostosowywać do nowych okoliczności czy obsługiwanego wolumenu produktów.

W magazynach e-commerce każdego dnia pracujemy nad doskonaleniem naszych procesów i eliminacją marnotrawstwa. Właśnie dlatego 5S nie powinien być tylko systemem instrukcji, ale przede wszystkim odpowiedzią na bieżące potrzeby każdego stanowiska, procesu. Często mogą to być jedynie elementy zarządzania wizualnego, które są niezwykle ważne zwłaszcza w wielkich powierzchniach magazynowych.

5S jest doskonałym wstępnym narzędziem na drodze do budowania w naszych organizacjach kultury Lean. Jest ona oparta między innymi na dążeniu do redukcji niepotrzebnych kosztów, oferowaniu klientom wysokiej jakości usług i krótkiego czasu ich realizacji. Jest narzędziem stosunkowo prostym, niemniej wymagającym samodyscypliny. Przede wszystkim jednak buduje wspólnotę ludzi pracujących razem i mających wspólne cele. W tym modelu – jako pracodawca wsłuchujemy się w zdanie pracownika i wdrażamy jego pomysły, tak, aby nam wszystkim pracowało się lepiej.