Dokumentowanie e-sprzedaży: paragon, faktura a może inna metoda?

Czy dokumentowanie sprzedaży jest obowiązkiem każdego sprzedającego zarówno offline, jak i online?
Niekiedy przepisy prawne nie są dla wszystkich jednoznaczne. Udało mi się przeprowadzić wywiad z Panią Agnieszką Bieńkowską – doradcą podatkowym i partnerem w firmie Gekko Taxens do którego serdecznie zapraszam.

Przemysław Klich: Pani Agnieszko, proszę wyjaśnić kwestię dokumentowania sprzedaży i e-sprzedaży w Polsce?

Agnieszką Bieńkowska: Zasadą jest, że sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz tzw. rolników ryczałtowych podlega ewidencjonowaniu w kasie rejestrującej. Wynika to z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Z art. 111 ust. 3a ustawy o VAT wynika dalej, że w takim przypadku sprzedawca ma obowiązek wystawić paragon fiskalny i wydać go nabywcy – w postaci papierowej lub, za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Istnieją jednak sytuacje, w których obowiązek ewidencjonowania w kasie rejestrującej jest wyłączony. Sprzedawca nie musi wtedy ujmować sprzedaży w kasie ani też drukować i doręczać nabywcy paragonu. Katalog takich przypadków, a także zasady i warunki stosowania zwolnień w poszczególnych sytuacjach reguluje obecnie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2018 r., poz. 2519 ze zm.). Pamiętać jednak trzeba, że ww. Rozporządzenie obowiązuje jedynie do 31 grudnia 2021 r. Oznacza to, że aby przewidziane w nim zwolnienia mogły być stosowane w roku 2022 i kolejnych latach, formalnie potrzebne będzie wydanie nowego aktu prawnego. To nic nowego, ponieważ rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku stosowania kas rejestrujących od lat wydawane było „na określony czas” po czym te same rodzaje zwolnień były uwzględniane w kolejnych wersjach przepisów, jak już nowe przepisy się pojawią trzeba będzie jednak sprawdzić czy nowe regulacje nie będą wprowadzały jakichś dodatkowych warunków do spełnienia albo przypadków, w których dotychczasowe zwolnienie nie będzie mogło być dalej stosowane.

Przemysław Klich: Kiedy zatem nie ominiemy obowiązku ujmowania sprzedaży w kasie rejestrującej?

Agnieszką Bieńkowska: Istnieją sytuacje, w których obowiązku zaewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej ominąć się nie da. Dzieje się tak gdy przedmiotem dostawy są towary wymienione w §4 ust. 1 pkt 1 wskazanego wyżej Rozporządzenia, tj. gdy przedmiotem dostawy jest:

• gaz płynny,
• silniki do napędu pojazdów i motocykli oraz części do silników,
• nadwozia, przyczepy, naczepy i kontenery, a także części do przyczep, naczep oraz innych pojazdów bez napędu mechanicznego,
• części i akcesoria do pojazdów silnikowych innych niż motocykle,
• silniki spalinowe stosowane w motocyklach,
• komputery, wyroby elektroniczne i optyczne, w tym sprzęt telekomunikacyjny, telewizyjny i radiowy,
• sprzęt fotograficzny (bez części i akcesoriów),
• niektóre wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,
• zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych,
• produkty używane jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych,
• wyroby tytoniowe i napoje alkoholowe,
• perfumy i wody toaletowe.

W przypadku takich dostaw obowiązek ewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej powstaje niezależnie od kwoty, sposobu wysyłki czy innych aspektów dostawy.

Przemysław Klich: Kto zatem i kiedy może nie wystawiać i nie wydawać paragonu nabywcy?

Agnieszką Bieńkowska: Jeśli dostawa nie dotyczy towarów wymienionych w §4 Rozporządzenia, możliwe jest, że dostawca nie będzie miał obowiązku wystawić paragonu. Może się tak stać w dwóch przypadkach:

• w sytuacji, gdy zrealizowana przez tego sprzedawcę wartość sprzedaży na rzecz nabywców indywidualnych wynosi mniej niż 20.000 zł rocznie, bądź też
• w sytuacji, gdy dostawca spełnia warunki uprawniające go do zwolnienia z kas rejestrujących dla sprzedaży wysyłkowej.

Pierwszą grupę sprzedawców, którzy mogą być zwolnieni z obowiązku wystawiania i wydawania paragonów stanowią podatnicy, u których występuje tzw. niski obrót, tj. ci, u których obrót zrealizowany na rzecz nabywców indywidualnych (czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych) nie przekroczył w poprzednim roku kwoty 20.000 zł. Jeśli zatem sprzedawca w roku 2020 prowadził sprzedaż na rzecz nabywców indywidualnych, ale jej roczna wartość nie przekroczyła 20.000 zł, to w roku 2021 co do zasady jest zwolniony ze stosowania kasy fiskalnej. Wyjątek dotyczy tych, którzy w wyniku przekroczenia ww. limitu utracili prawo do takiego zwolnienia już wcześniej w przeszłości. Tacy podatnicy nie mogą już powrócić do stosowania zwolnienia z kas rejestrujących nawet jeśli w kolejnych latach sprzedaż na rzecz nabywców indywidualnych będzie u nich znikoma. Jeżeli w 2020 r. sprzedawca dopiero rozpoczął sprzedaż na rzecz nabywców indywidualnych, to omawiany limit jest zobowiązany przeliczyć w proporcji do okresu w jakim prowadził tę sprzedaż. Przykładowo, jeżeli rozpoczął sprzedaż na rzecz klientów indywidualnych 1 lipca 2020 r., to limit dla niego wyniesie 10.054,64 zł (20.000 zł x 184 dni / 366 dni). Jeżeli ten limit nie zostanie przekroczony do końca 2021 r. to taki dostawca będzie miał prawo do stosowania zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej także w roku 2021. Od takiego sprzedawcy nabywca nie otrzyma paragonu fiskalnego.

Drugą grupę dostawców, od których nabywca nie otrzyma paragonu fiskalnego stanowią ci, u których wartość sprzedaży na rzecz nabywców indywidualnych przekroczyła co prawda wskazany wyżej limit 20.000 zł, ale korzystają oni ze specjalnego zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych w odniesieniu do sprzedaży wysyłkowej. Możliwość taką daje §2 ust. 1 w związku z poz. 36 załącznika do ww. Rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 r., a przewidziane tam zwolnienie nie podlega żadnym limitom kwotowym. Aby jednak sprzedawca miał prawo do skorzystania z tego zwolnienia, muszą zostać łącznie spełnione następujące cztery warunki:

1.     dostawa towarów musi następować w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi)	Oznacza to, że zwolnienie nie ma zastosowania w odniesieniu do zamówień z odbiorem osobistym
2.     zapłata za towar musi być dokonana w całości za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w SKOK, której jest członkiem)	Oznacza to, że zwolnienie nie ma zastosowania w przypadku płatności gotówkowych. Organy podatkowe potwierdzają jednak, że: a)     płatność kartą debetową lub kredytową jak również b)     za pośrednictwem operatorów płatniczych typu Paypal – nie stanowi przeszkody do stosowania zwolnienia z kas rejestrujących, podobnie jak c)     płatność gotówkowa w przypadku przesyłek pobraniowych (w sytuacji, gdy płatność, którą otrzymuje dostawca realizowana jest przez firmę kurierską przelewem)
3.     z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana	Należy stworzyć i prowadzić ewidencję, z której będzie jednoznacznie wynikać której dostawy dotyczy każdy poszczególny przelew. Ma to szczególne znaczenie w przypadku przesyłek pobraniowych oraz płatności otrzymywanych za pośrednictwem operatorów.
4.     przedmiotem dostawy nie mogą być wskazane wcześniej towary wymienione w §4 Rozporządzenia

Niespełnienie choćby jednego z powyższych warunków oznacza brak możliwości zastosowania zwolnienia i konieczność zaewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej.

Należy przy tym pamiętać, że korzystanie ze zwolnienia z kas fiskalnych – czy to podmiotowego ze względu na niski obrót, czy też zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej – nie jest dla sprzedawców obowiązkowe.

Może więc zdarzyć się tak, że dany dostawca zdecyduje się na ewidencjonowanie w kasie rejestrującej całej swojej sprzedaży, także tej, której nie musi. Taka sytuacja występuje często w przypadku, gdy dostawca posiada w swoim asortymencie towary objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania w kasie oraz towary nie objęte takim obowiązkiem. Ze względów operacyjnych ewidencjonuje w kasie rejestrującej całość swojej sprzedaży na rzecz nabywców indywidualnych pomimo braku takiego obowiązku. Podobne podejście stosują także firmy, które obok sprzedaży internetowej prowadzą także sprzedaż stacjonarną – aby mieć całą sprzedaż na rzecz osób fizycznych ewidencjonowaną i ujmowaną „w jednym miejscu” decydują się na fiskalizowanie także sprzedaży wysyłkowej. Z punktu widzenia przepisów jest to podejście jak najbardziej akceptowalne.

Przemysław Klich: Jeśli nie paragon to co?

Agnieszką Bieńkowska: Jeśli sprzedawca nie jest w danym przypadku zobowiązany do wystawiania i wydawania paragonu, dokonywana przez niego sprzedaż może być dokumentowana na dwa sposoby:

• albo poprzez wystawienie na osobę fizyczną tzw. faktury imiennej,
• albo poprzez wystawienie innego („niepodatkowego”) dokumentu sprzedażowego.

To który dokument zostanie użyty zależy w takiej sytuacji od indywidualnych ustaleń pomiędzy sprzedawcą a nabywcą.

Kiedy faktura imienna?

Przepisy podatkowe nie prowadzają obowiązku wystawiania faktur na rzecz nabywców indywidualnych, za wyjątkiem przypadku, gdy nabywca zgłosi do sprzedawcy takie żądanie. Mówi o tym art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnik prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ma obowiązek wystawić fakturę:

• jeżeli nabywca zgłosił żądanie w tym zakresie oraz
• jeżeli żądanie to zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub otrzymano całość lub część zapłaty.

Jeżeli nabywca nie zgłosił żądania otrzymania faktury lub jeżeli zgłosił je po terminie, sprzedawca nie ma obowiązku jej wystawienia. Choć oczywiście może to zrobić – przepisy nie wprowadzają żadnych ograniczeń/zakazów w tym zakresie, a jedynie w pewnych sytuacjach – obowiązek.

Nie ma przepisów, które regulowałyby w jaki sposób osoba fizyczna powinna zgłosić sprzedawcy żądanie wystawienia na jej rzecz faktury, w szczególności przepisów, które mówiłyby, czy ma to nastąpić przed czy po dokonaniu dostawy. W sprzedaży e-commerce częstą praktyką jest w związku z tym ujmowanie tej kwestii bezpośrednio w regulaminie sklepu – akceptując taki regulamin nabywca niejako z góry „zgłasza żądanie” wystawiania faktur do wszystkich dostaw dokonanych na jego rzecz w przyszłości obligując automatycznie sprzedawcę do takiego działania. Sprzedawcy z kolei pozwala to ujednolicić sposób dokumentowania sprzedaży i stosować spójne metody dla wszystkich klientów.

Co więcej, ponieważ wskazany wyżej przepis art. 106b ust. 3 ustawy o VAT przepis reguluje jedynie przypadki, gdy sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie osoby fizycznej nie wskazując czy wystawienie takiej faktury na rzecz osoby fizycznej jest możliwe także wtedy, gdy taka osoba nie zgłosiła żądania, w praktyce organów podatkowych przyjmuje się, że sprzedawca ma prawo wystawiać nabywcom indywidualnym faktury nawet w przypadku, gdy nie otrzyma żądania.

Faktura wystawiona w tym trybie nie będzie oczywiście zawierała NIP nabywcy, nie musi także zawierać numeru PESEL.

A kiedy inny dokument sprzedażowy?

Jeśli sprzedawca nie jest w danym przypadku zobowiązany do wystawiania i wydawania paragonu oraz nie zdecyduje się na dokumentowanie swojej sprzedaży w całości za pomocą faktur, może dokumentować sprzedaż za pomocą innych dokumentów. Dokumentem dołączanym do przesyłki może być wtedy na przykład zamówienie, dla celów podatkowych natomiast będziemy mieli w takim przypadku do czynienia z tzw. sprzedażą bezrachunkową. Sprzedawcy, którzy zdecydują się na takie podejście zobowiązani są zliczać wartość obrotu osiągniętego za dany dzień i na podstawie dokumentu wewnętrznego ujmować ją w swoich księgach. Oczywiście w każdym przypadku wydawane nabywcy dokumenty muszą spełniać także warunki i kryteria przewidziane w przepisach innych niż podatkowe, np. w przepisach o prawach konsumenta.

Na co się zdecydować?

Wybór formy dokumentowania sprzedaży – faktura imienna czy innego rodzaju dokument – na rzecz osób fizycznych zależy od podatnika. Oczywiście w przypadku, gdy dana sprzedaż podlega obowiązkowo ewidencjowaniu w kasie rejestrującej, tego wyboru nie ma. Jeśli jednak jest – sprzedawca może de facto wybrać czy będzie wystawiał faktury czy nie.

Wybierając faktury trzeba natomiast pamiętać, że przepisy ustawy o VAT wprowadzają specyficzne zasady korygowania faktur. Jeśli zadecydujemy się na wystawianie nabywcom faktur, a potem okaże się, że nabywca towaru nie odebrał, zwrócił go albo zareklamował w rezultacie czego otrzymał obniżkę lub rabat, będziemy zobowiązani stosować te specjalne zasady. Opisuje je art. 29a ust. 13 ustawy o VAT. Przepis ten mówi, że jeżeli – w wyniku na przykład zwrotu lub reklamacji – kwoty wykazane na fakturze ulegają obniżeniu, sprzedawca jest zobowiązany wystawić nabywcy fakturę korygującą, przy czym taką korektę może ująć w swojej ewidencji podatkowej dopiero wtedy, gdy będzie dodatkowo posiadał dokumentację, z której będzie wynikało, że ujęte w fakturze korygującej warunki obniżki zostały z nabywcą uzgodnione oraz że te uzgodnione warunki zostały spełnione, a dodatkowo wystawiona korekta będzie zgodna z tą dokumentacją. Nie chodzi przy tym o jakąś specjalną dokumentację tworzoną specjalnie dla potrzeb podatkowych, może to być zwykła korespondencja handlowa prowadzona z klientem, dokumentacja ta musi jednak potwierdzać to, czego wymagają przepisy, tj. (a) że warunki obniżki zostały z nabywcą uzgodnione, (b) że te uzgodnione warunki zostały następnie spełnione, jak również (c) ta dokumentacja jest zgodna z wystawioną korektą.

Tego rodzaju obostrzenia nie występują w przypadku tzw. innych dokumentów, jeśli więc podatnik zdecyduje się stosować takie inne dokumenty, tego problemu miał nie będzie.

Przemysław Klich: Jaka jest zatem dopuszczalna forma dostarczenia dokumentu do nabywcy? Jak to wygląda w przypadku sprzedaży internetowej?

Agnieszka Bieńkowska: Każdy dokument – czy to paragon czy faktura czy tzw. inny dokument – może zostać doręczony do nabywcy w formie papierowej razem z przesyłką. W pewnych okolicznościach możliwe jest również dostarczanie takiego dokumentu w formie elektronicznej.

Jeśli chodzi o faktury, możliwość taka wynika wprost z ustawy o VAT. W art. 2 pkt 32 ustawa ta definiuje fakturę elektroniczną jako fakturę, która została wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym więc taka możliwość co do zasady jest. Warunkiem stosowania faktur elektronicznych jednak to, aby na taką formę doręczania faktur wyraził zgodę nabywca. Powyższe wynika z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy. W praktyce sklepów internetowych zapisy o takiej akceptacji znajdują się zwykle w regulaminie.

Nie ma specjalnych wymagań, jeśli chodzi o sam sposób wysyłki faktury elektronicznej do nabywcy, może to być zatem faktura wysyłana jako załącznik do wiadomości email, może być jako dokument do pobrania z platformy. Warunkiem jest jednak to aby wysyłka odbywała się w taki sposób aby została zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. Przykładowo nie jest dopuszczalne wysyłanie drogą elektroniczną faktur w formacie Word czy Excel (są to pliki edytowalne, które nie zapewniają integralności treści), można jednak bez przeszkód wysyłać faktury wystawione w popularnym formacie pdf.

Z prawnego punktu widzenia możliwe jest wysyłanie drogą elektroniczną również paragonów. Do tej pory, z uwagi na brak przepisów wykonawczych, w praktyce możliwość taka istniała jedynie w przypadku, gdy sprzedawca dysponował tzw. kasą wirtualną, o której mowa w art. 111b ustawy o VAT, tj. kasą rejestrującą mającą postać oprogramowania wgrywanego na posiadane przez sprzedawcę urządzenie typu laptop, tablet czy telefon komórkowy. We wrześniu 2021 r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących (Dz.U. z 2021 r., poz. 1759) na podstawie którego przesyłanie do nabywcy paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej mają umożliwiać również coraz bardziej popularne kasy on-line (tj. kasy elektroniczne, które mają wbudowane urządzenia pozwalające na zapewnienie stałego połączenia kasy rejestrującej z Centralnym Repozytorium Kas). W obydwu przypadkach wysyłka e-paragonu wymagać będzie zgody nabywcy. Wysyłka ta może przyjąć postać wysyłki e-paragonu jako załącznika do wiadomości email, może też nastąpić w formie wiadomości SMS na podany przez nabywcę numer telefonu. W każdym jednak razie sposób ten musi również zostać uprzednio uzgodniony z nabywcą.

E-paragony nie będą mogły być natomiast wystawiane i wydawane w przypadku, gdy sprzedawca korzysta z tzw. kas starego typu, tj. kas rejestrujących z papierowym zapisem kopii oraz kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii, ale niebędących kasami on-line. Tak długo zatem jak stosowanie tego typu kas będzie dozwolone, w obiegu – poza e-paragonami – funkcjonować będą także tradycyjne paragony papierowe.

Przemysław Klich: Pani Agnieszko, dziękuję za szczegółowe wyjaśnienia, dzięki którym lepiej rozumiem aktualne przepisy. Jednocześnie przepisy ulegają okresowym zmianom i na pewno w przyszłości poproszę o aktualizację mojej / naszej wiedzy.