Peak season w logistyce, czyli black friday lub święta

W każdym biznesie B2C co najmniej raz w roku pojawiają się okresy wzmożonego ruchu. Najczęściej myślimy o tych przed Bożym Narodzeniem, jednak dla niektórych branż peak season w logistyce wypada w przed wakacjami, rokiem szkolnym czy wraz z pierwszymi mrozami. Jak się do nich przygotować?

Peak season w logistyce

Peak season to sprawdzian dla wszystkich działów firmy. Wymaga analizy danych, dobrego rozplanowania, sprawnego zarządzania i umiejętności radzenia sobie w wzmożonym kilkukrotnie natężeniu pracy . Dlatego tak ważne jest całościowe spojrzenie na organizację procesów w tych najbardziej zapracowanych momentach.

Strategia peak season

Strategie działania najczęściej powstają w kwartale poprzedzającym peak. Jednak w przypadku sektorów high-tech, zabawek czy fashion&beauty, szczegółową strategię działania warto stworzyć nawet sześć miesięcy przed planowanym wzmożonym ruchem.

Przed rozplanowaniem działań konieczna jest drobiazgowa analiza peaku w roku poprzednim – wyliczenia, czy zasoby zgromadzone na rzecz jego obsłużenia (towar, pracownicy, magazyny, urządzanie typu skanery czy drukarki fiskalne) były wystarczające.

Warto również rozpatrzeć uruchomienie dodatkowej zmiany dla pracowników magazynowych podczas najbardziej wzmożonego ruchu.

Na podstawie zgromadzonych danych należy podjąć decyzje wewnętrzne: o dotowarowaniu magazynów i uzupełnieniu zapasów, ale też o konieczności zatrudnienia nowych osób, optymalizacji rozwiązań  systemowych , wielkości przestrzeni magazynowych, infrastruktury logistycznej itp. Konieczne jest też ustalenie strategii działań zewnętrznych: kampanii reklamowej, strategii cenowej , koniecznych zmian komunikacyjnych na stronie internetowej.

Zapasy a peak season w logistyce

Zarządzanie zapasami to jeden z istotnych aspektów logistyki w trakcie wzmożonej sprzedaży produktów. Konieczne jest posiadanie takiej ilości zapasów na stanie, które pozwolą na bezproblemową realizację zamówień, a jednocześnie nie będą zalegać i podnosić kosztów magazynowych. Posiadając produkty na stocku magazynowym możemy dużo szybciej reagować na potrzeby klienta i realizować zamówienie szybciej niż wtedy, gdy musimy ten towar organizować (dostarczać)  pod każdego klienta.

Jednym z pomysłów, jak uporządkować i zoptymalizować ilość zapasów, jest wyliczenie wskaźnika ich rotacji oraz regularne przeprowadzanie analizy ABC . W trakcie całego roku warto kontrolować, czy wskaźnik nie wzrasta gwałtownie – oznacza to moment, w którym zapasy starczają na małą liczbę dni sprzedaży. Im wyższy, tym łatwiej o braki magazynowe.

Nie należy zapominać także o optymalizacji wykorzystania ramp i bram załadunkowych i ustaleniu odpowiednich okienek czasowych, zarówno dla dostawców towarów, jak i kurierów odbierających spakowane paczki.

Technologiczna sprawność i pracownicy sezonowi

W dobie omnichannel niemożliwym jest, aby sprawnie przeprowadzać procesy logistyczne bez zintegrowania systemów jak ERP czy WMS. Obsłużenie zwiększonej ilości ruch w trakcie peaku wymaga aktualizowanego w czasie rzeczywistym systemu, który będzie dostępny i zrozumiały dla pracowników – nawet tych sezonowych. Czytelność i prostota będzie dla nich ułatwieniem wdrożenia, a dla Ciebie zdecydowaną oszczędnością czasu dzięki możliwości ograniczenia ilości szkoleń dla nowicjuszy.Aby z powodzeniem zatrudniać pracowników sezonowych, należy przemyśleć strategię ich rekrutacji. W każdym sezonie znajdą się wyróżniające osoby, z którymi warto utrzymywać kontakt podczas okresu między peakami. Ich ponowne zatrudnienie to niższy koszt wdrożenia, ale też pewność, że doświadczenie pozwoli im na osiąganie lepszych wyników w pracy.

A jak wyłonić najlepszych wśród nowych kandydatów? Prowadzić całoroczne działania employer branding: zadbać o markę pracodawcy, przejrzystą i ciekawą komunikację oraz oparty o insighty i rzeczywiste możliwości firmy EVP (Employee Value Proposition, czyli wyróżnik, który przyciągnie do nas wyjątkowo zmotywowanych). Przed kluczowymi peakami (np. Bożym Narodzeniem) warto rozpocząć rekrutację z dużym wyprzedzeniem – tak, by wygrać walkę z konkurencją o pierwszorzędnych pracowników. W trakcie peak sezon skorzystanie z pomocy zaufanej i skutecznej agencji pośrednictwa pracy jest mocno wskazane.

Komunikacja z klientem w trakcie peak season

Aby uniknąć niezadowolenia klienta, spóźnionych przesyłek i niepotrzebnych zwrotów zamówień w trakcie peaku, należy przekazywać klientowi niezbędną wiedzę do określenia, jaki będzie jego produkt oraz kiedy go otrzyma.

Ten pierwszy cel wymaga dobrych packshotów lub filmów produktowych oraz możliwości prostego skomunikowania się z marką (np. przez wideo czat czy media społecznościowe). Natomiast czas dostawy przesyłki pomoże oszacować klientowi:

  • oznaczenie statusu produktu (w magazynie / gotowy do wysyłki, dostępny za 3-5 dni, dostępny w ciągu 24h, niedostępny),
  • oznaczenie statusu zamówienia (np. wszystkie zamówienia złożone do godziny 14.00, są wysyłane tego samego dnia),
  • informacja, kiedy mija deadline na zamówienie towaru, by dotarł do kluczowej daty (np. 24 grudnia),
  • możliwość śledzenia przesyłki on-line,
  • zapewnienie kilku kanałów spedycji – aby zapewnić klientowi możliwość wyboru.

Aby mieć pewność, że proces zamawiania produktów przez klienta pójdzie gładko, warto posiadać sprawdzony system płatności. Powinien on dać klientowi wybór kilku rodzajów płatności – a jeśli nie jest to system płatności zapewniający natychmiastowy przelew, należy powiadomić go, o ile tradycyjny przelew może przedłużyć proces przygotowania zamówienia i wysyłki.

Plan awaryjny

Strategia peak season w logistyce powinna zawierać scenariusze działań w sytuacji kryzysowych oraz gotowych rozwiązań w przypadku problemów. Z pewnością należy przemyśleć, co zrobimy, gdy skończy się towar, na który wciąż jest zapotrzebowanie klientów – zarówno to, czy będzie możliwe dostarczenie produktów z innych magazynów, jak i to, w jaki sposób zakomunikujemy klientom niemożność otrzymania wyczekiwanego przedmiotu.

Warto też przygotować się na zdarzenia losowe związane z transportem, takie jak złe warunki pogodowe czy zamknięcia dróg, będące przyczyną wypadków i opóźnień kurierskich. Gotowość na stawienie czoła trudnym sytuacjom – zarówno w komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej – z pewnością ułatwi procesy logistyczne w firmie i wpłynie pozytywnie na zadowolenie klienta.

Logistyka po peak season

Zwiększone nabywanie towarów to ryzyko dużej ilości zwrotów – nawet jeśli ich odsetek pozostanie taki sam co w normalnych miesiącach. Dlatego ważnym jest, by przez pewien czas po obsłużeniu peaku wysyłkowego  mieć doskonale przeszkolony personel, który wesprze  proces realizacji zwrotów, który powinien być podobnie, jak realizacja zamówień dla klienta przeprowadzony szybko.

Aby zadowolić klientów, warto zastanowić się nad wprowadzeniem udogodnień obejmujących przedmioty zakupione w trakcie peaku, np. przedłużony czas na zwrócenie produktu czy możliwość bezpłatnej wymiany.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *