SQDIP w codziennym zarządzaniu logistyką w magazynie

Zarządzanie wizualne jest niezbędnym elementem przydatnym w codziennej pracy w magazynie. Dzięki niemu informujemy pracowników o statusie projektów lub procesów, ale także przeciwdziałamy błędom i łatwo je identyfikujemy. Czym jest SQDIP i jak stosować tę technikę?

Visual management jest od początku wpisany w filozofię tzw. szczupłego zarządzania, czyli lean management. W skrócie – chodzi w nim o to, by w prosty, wizualny sposób informować i przedstawiać pracownikom i kierownictwu ważne kwestie – zarówno te, dotyczące planowania, jak i te, przydatne w codziennej pracy. I oczywiście – wciąż poprawiać naszą pracę, jej bezpieczeństwo i wydajność. Pozwala także reagować na bieżąco i przyspieszać podejmowanie decyzji.

Musimy pamiętać, że jakiekolwiek narzędzie wizualne nie istnieje jednak samodzielnie. Musi być ono częścią filozofii firmy, stosowanej na co dzień. Nie od dziś wiemy, że lean management daje wiele narzędzi służących usprawnianiu pracy, ograniczeniu marnotrawstwa i optymalizacji kosztów. Metoda 5S, Kaizen, Kanban, narzędzia TPM czy Six Sigma to tylko wybrane elementy szczupłego zarządzania. Wizualizacja jest oczywiście jednym z nich. Ich potencjał, możliwości w stosowaniu w naszej branży i przydatność na co dzień powinny być dla nas kluczowymi kryteriami wyboru. Na szczęście zarządzanie wizualne odpowiada celom i wskaźnikom wielu firm i branż.

Wizualizacja pełni jednak nie tylko funkcje informacyjne, ale także naprawcze, pozwalając zobrazować, zdiagnozować, a co za tym idzie naprawić błędy lub pomyłki, oraz planistyczne – pokazujące na przykład stopień realizacji założonych KPI.

W magazynach logistycznych obserwujemy coraz więcej zróżnicowanych narzędzi wizualizacyjnych, pomocnych na przykład w procesie składowania czy konfekcjonowania. Należą do nich drogowskazy, ekrany, harmonogramy pracy lub zmiany, opisy standardów, tablice BHP, oznaczenia świetlne i wiele innych. Coraz częściej pojawiają się także tablice SQDIP lub SQDC(M) oraz wiele ich wariantów – w zależności od tego, jakie parametry są dla nas ważne. Zanim jednak przejdę do wyjaśnienia tego akronimu, kilka słów o tym, jak zacząć oraz jak stosować zarządzanie wizualne w magazynie.

Zarządzanie wizualne. Od czego zacząć?

Podobnie jak inne techniki występujące w strategii smart lean – także zarządzanie wizualne ma służyć pracownikom magazynu! Jakąkolwiek identyfikacją wizualną będziemy się posługiwali musimy mieć pewność, że każdy z jej odbiorców musi wiedzieć po co została postawiona, jaki jest jej cel, co i w jaki sposób będzie wizualizowała, na czym to będzie polegać oraz jaka jest jego rola lub obowiązki z nią związane. Tylko poinformowani i wciągnięci we wspólny projekt i działanie pracownicy będą chcieli się angażować i – co kluczowe – stosować zaproponowane narzędzia.

Po drugie – zarządzanie wizualne musi być wykorzystywane w praktyce. Najgorsze są bowiem rozwiązania, które pojawiły się w naszych firmach czy magazynach, ale nie pracujemy na nich na co dzień. Ale aby z nich korzystać, należy spełnić następujące kryteria. Tablice wizualne powinny stać w widocznym miejscu, a zastosowana metoda wizualizacji powinna być czytelna dla wszystkich osób.

Po trzecie – stosowanie tablic musi dawać efekty: dane powinny być na bieżąco aktualizowane i podsumowywane, a na ich podstawie powinny zostać tworzone większe raporty. Wszystko po to – abyśmy wspólnie zobaczyli cel jego stosowania.

Co to jest SQDIP?

Akronim SQDIP pochodzi od słów: Safety, Quality, Delivery, Inventory oraz Productivity, czyli: bezpieczeństwo, jakość, dostawy, zapasy i produktywność. To te obszary najczęściej powinny być analizowane podczas codziennej pracy magazynu czy operatora logistycznego.

Jednak wariantów tych tablic (i monitorowanych kryteriów) może być wiele. Do innych, najczęściej wizualizowanych obszarów należą:

C – funkcjonujące jako „Customer” lub jako „Costs” (klient / koszty)

P – to nie tylko „Productivity”, ale także „People”, czyli zasoby ludzkie

H – jako „Health” (zdrowie)

F – czyli „Finance” (finanse)

E – określające wpływ na środowisko, czyli „Environment”

M – jako „Machine” – czyli sprzęt, linie produkcyjne, roboty i inne narzędzia, konieczne do pracy

W tej formie wizualizacji tablice – w formie klasycznej (papierowej) lub elektronicznej podzielone są na obszary, z kolei te obszary na mniejsze kryteria, które – każdego dnia przyjmują albo kolor zielony, określający, że wszystko działa bez zarzutu, albo czerwony, mówiący o wystąpieniu usterki, zaniedbania lub niezgodności.

Safety

Bezpieczeństwo pracy jest kluczowe w każdym magazynie. Zdefiniowane jest przez ogólne zasady Bezpieczeństwa i Higieny pracy, a dodatkowo dookreślone przez zespół BHP w każdej firmie. To na tej podstawie powstaje checklista, która musi być codziennie weryfikowana prostymi odpowiedziami na pytania: „działa/nie działa”, „spełnia” (kryteria, normy, warunki)/ „nie spełnia”. To te pytania są później podstawą do zaznaczenia, który z obszarów możemy diagnozować jako zielony lub czerwony.

Quality

Ten parametr oznacza jakość, którą chcemy dostarczyć klientowi lub którą mamy wpisaną w warunki kontraktu. W zależności od branży „jakość” definiuje: ilość wysyłek, brak odrzuceń, liczbę błędów lub niepożądanych incydentów, realizację celów. W branży healtcare, w której działam, to niezwykle istotny parametr i niewielka przestrzeń na pomyłkę.

Delivery

Tutaj określamy wszystkie czynności, które chcemy lub musimy zrobić na czas – oczywiście według ściśle określonych wymagań klienta. W branży healtcare są to m.in. parametry dotyczące czasu, temperatury przechowywania i warunków transportu. Tutaj określa się także np. czas pomiędzy cutt-offem a czasem wysyłki (pick-up-time).

Inventory

Ten parametr określa naszą sprawność w zarządzaniu zapasami magazynowymi. Muszą być one łatwo i szybko dostępne. Analizujemy także m.in. porządek w magazynie, stan zapasów, surowców, komponentów i inne kryteria, które w naszym przypadku warto wziąć pod uwagę.

Productivity

Określa stopień produktywności zespołu. Bierzemy pod uwagę oczywiście metodykę FTE, czyli stosunek dostępnych zasobów ludzkich. W tym obszarze niezwykle ważne jest określenie kryteriów produktywności w każdym obszarze pracy magazynu i na każdym rodzaju stanowiska. W przypadku łańcuchów dostaw to jedno z kluczowych pól na naszej tablicy SQDIP. To także największy obszar do pracy nad podniesieniem efektywności. Możemy analizować np.: dzienną liczbę paczek, średnią liczbę wydanych towarów w zamówieniu, poprawność zbiórki, liczbę korekt i wiele innych czynników.

Wdrożenie SQDIP i co dalej?

W każdym z wymienionych i opisanych przeze mnie obszarów codziennie na tablicy powinny pojawić się podsumowania – w formie zielonych lub czerwonych oznaczeń. Aby ostatecznie tablica się nimi wypełniła, do odpowiedzialnego za ten obszar działu (np. działu jakości) powinny spłynąć szczegółowe raporty. To na ich podstawie nasze pięć arkuszy zazieleni się lub zaczerwieni.

Tablice wizualne wprowadzają w codzienność naszych firm dodatkowe elementy. Kierownictwo – właściwie od wejścia do magazynu – może zorientować się, czy wszystko „idzie zgodnie z planem”, czy też pojawiły się jakieś problemy. Pracownicy oszczędzają czas na spotkania, które dotyczyłyby właściwie tego samego, czego dotyczy informacja na tablicy. Dodatkowo – pomiędzy poszczególnymi zespołami może pojawić się element zdrowej rywalizacji. Jeśli tak się stanie, wspierajmy ją, na zdrowych zasadach i nagradzajmy najlepszych.

Najczęściej bowiem, kiedy pojawia się sytuacja niezgodności lub błędu (czyli ta zaznaczona na czerwono), liderzy omawiają problem oraz podejmują działania naprawcze. W sytuacjach „zielonych” najczęściej zapomina się o tym, aby pochwalić i docenić zespół. Podsumowując wyniki działania – pamiętajmy, aby zachować balans pomiędzy obu tymi rodzajami informacji zwrotnych kierowanych do pracowników.

Visual management to niezwykle pomocny element w zarządzaniu magazynem. Dzięki tak prostemu narzędziu mamy bieżącą kontrolę nad wynikami, możemy poddać je analizie w niezwykle szybko wdrożyć niezbędne zmiany czy usprawnienia. Żyjemy w świecie obrazkowych komunikatów, ikon, fotografii, infografik – to dzięki nim szybkiej przetwarzamy informacje, kojarzymy fakty i zapamiętujemy. Podobnie działa zarządzanie wizualne w firmach. Jest doskonałym narzędziem zarówno dla zarządzających, jak i dla pracowników.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.