Metodologia TWI w logistyce

TWI (Training Within Industry) jest metodą szkolenia, dzięki któremu przełożeni zespołów mogą efektywniej prowadzić swoich pracowników i doskonalić ich pracę w kilku obszarach. Korzyści z jego wprowadzenia są znaczące – wzrost skuteczności zarządzania oraz poprawa bezpieczeństwa pracy – co jest niezwykle ważne w logistyce i magazynowaniu.

Czym jest TWI?

TWI to jedno z narzędzi Lean Manufacturing, opracowane w Stanach Zjednoczonych w trakcie II wojny światowej po to, by pozyskać nowych pracowników do przemysłu zbrojeniowego. Dzięki niemu wdrożono do pracy operacyjnej wielu pracowników bez doświadczenia.

Obecnie TWI sprawdza się jako metoda pracy nad rozwojem umiejętności przełożonych na wielu szczeblach: liderów, brygadzistów czy kierowników zespołów. Ich kompetencje przyczyniają się bowiem do wzrostu zaangażowania wśród pracowników. Program TWI składa się z czterech poziomów szkoleniowych. Pierwszy stanowią instruowanie pracowników (IP), następnym są metody pracy (MP), potem relacje pracy (RP), na końcu zaś bezpieczeństwo pracy (BP).

Jak wdrożyć TWI?

Wdrożenie TWI to decyzja strategiczna.  Powinna zostać poprzedzona nie tylko analizą biznesową czy audytem jakościowym, ale przede wszystkim musi być odpowiedzią na potrzeby szkoleniowe i wpisywać się w plany rozwoju i doskonalenia w przedsiębiorstwie.

Zanim opracujemy plan, dobrze poprzedzić go wywiadami lub ankietami wśród pracowników – dzięki temu nie dość, że pozyskujemy wiedzę, co można usprawnić, to już na tym etapie włączamy ich w proces planowania i budowania ich przekonania do słuszności rozpoczęcia działań w tym zakresie.

Kolejnym krokiem powinno być zaplanowanie cyklu szkoleń i ustalenie tym samym odpowiedzi na pytania, jak proces będzie przebiegał.  Powinniśmy zastanowić się kogo w niego chcemy włączyć oraz jak będziemy mierzyli jego skuteczność. Pamiętajmy, że pomimo iż program dotyczy głównie stanowisk zarządczych (grupą lub zespołem), to powinni wziąć w nim udział nie tylko kierownicy, ale przede wszystkim liderzy czy brygadziści, na co dzień pracujący w mniejszych lub większych zespołach. To im najbardziej przydadzą się umiejętności TWI. To oni są najczęściej odpowiedzialni zarówno za wdrożenie pracowników, a następnie za wykonywanie zadań na danym stanowisku zgodnie z instrukcją i w odpowiedni sposób.

Jeśli w przedsiębiorstwie funkcjonuje program szkoleń, lecz jego efektywność nie jest satysfakcjonująca i chcemy zdecydować się na implementację TWI – dobrą praktyką będzie wybranie obszaru pilotażowego, dla którego zmienimy metodykę przekazywania wiedzy. Posiadając dane historyczne na temat efektywności i jakości tego procesu, będziemy mieli możliwość weryfikacji skuteczności szkolenia metodą TWI.

Kroki TWI

Instruowanie pracowników

Wiemy nie od dziś, że najlepiej uczymy się poprzez powtarzanie zadań, które ktoś nam wytłumaczył i pokazał. I w wielkim skrócie to na tym właśnie polega ta metoda. W TWI niezwykle ważne jest przygotowanie do tego rodzaju nauki. Najpierw należy przygotować „ucznia” do pracy poprzez:

  • stworzenie przyjaznej atmosfery,
  • dokładne opisanie czynności, które będzie wykonywał krok po kroku,
  • zmotywowanie i wzbudzenie zainteresowania zakresem zadań i jego wagę na przykład dla całości funkcjonowania produkcji lub magazynu.

Podczas instruowania pracowników trener wykonuje pracę omawiając każdy główny krok, wskazówki oraz przyczyny. Istotne jest odpowiadanie na wszystkie pytania, które mogą pojawić się w trakcie instruktażu.

Po tak przygotowanej prezentacji, należy dać możliwości sprawdzenia się pracownikowi. Na tym etapie wszystkie zadania wykonuje on samodzielnie, ale pod czujnym okiem trenera, który poprawia błędy lub udziela dodatkowych wskazówek. Ten „sprawdzian” powtarzamy kilkukrotnie – tak, aby osoba ucząca się umiała finalnie sama opowiedzieć co robi krok po kroku, dlaczego w taki sposób wykonuje daną czynność oraz – oczywiście – by nie popełniała już błędów.

Ostatnim krokiem etapu zwanego instruowaniem jest nadzór. Pracownik już sam wykonuje przypisane do jego stanowiska czynności. To on jest w pełni odpowiedzialny za ich właściwe i bezbłędne wykonywanie, może jednak zadawać pytania i potrzebować pomocy. To dlatego potrzebny jest trener, który nadzoruje, odpowiada na pytania, jest częstym „towarzyszem” pracy, ale z dnia na dzień coraz rzadziej musi być obecny na stanowisku swojego podopiecznego, a tylko monitoruje jego postępy.

Doskonalenie metody pracy

Doskonalenie pracy jest kolejnym etapem metody TWI. Jego celem jest upraszczanie czynności, prowadzące do ułatwienia pracy i dlatego jest on niezwykle istotny – nie tylko dla pracodawcy, który wymaga efektywności, ale także dla pracownika – który chce, aby jego praca była wykonana łatwiej i szybciej.

Na początku opisujemy każdą, nawet mikroczynność, wykonywaną przez pracownika. Następnie zastanawiamy się, czy każdy jej element jest niezbędny i czy z czegoś można zrezygnować lub jak go najlepiej i najszybciej móc wykonać. Analiza jest tutaj kluczowa, to bowiem dzięki niej jesteśmy w stanie wymyślić nowe rozwiązanie lub poprawić istniejące. Kiedy już mamy listę usprawnień, powinniśmy krok po kroku opracować nową metodę, przetestować ją i dokładnie ją opisać. Możemy to zrobić w formie instrukcji stanowiskowej czy manuala – z opisem lub ze zdjęciami czy rysunkami. Ostatnim elementem jest wdrożenie tej metody – oczywiście po pozyskaniu wszystkich zgód i akceptacji ze strony przełożonych.

Relacje z pracownikami

W TWI nie zapomina się o relacjach z pracownikami i w zespołach. Ten etap nie ma ram „od-do”. To ciągła praca i nieustanny wysiłek, który w utrzymanie atmosfery muszą wkładać właściwie wszyscy. I jeśli relacje w zespole są dobre lub właściwe – nie ma problemu. Pojawi się on wówczas, gdy pojawiają się problemy lub konflikty. I to w takich sytuacjach metoda ta jest najskuteczniejsza – pozwala bowiem na rozłożeniu problemu na części składowe, zastanowieniu się, jakie są jego przyczyny i jakie potencjalne rozwiązania można wdrożyć obecnie, a także na przyszłość. To nie tylko rozmowa, ale przede wszystkim podjęcie określonych działań, a także sprawdzenie, czy przyniosły one założony skutek.

Bezpieczeństwo pracy TWI

Poprawa bezpieczeństwa pracy w metodzie TWI to nie tylko slogan. Zapewnienie odpowiednich warunków na danym stanowisku, na produkcji lub w magazynie jest kluczowe. Środowisko pracy powinno być opracowane w taki sposób, by pracownicy czuli się pewni i zaopiekowani oraz aby wiedzieli, że dla liderów ich zdrowie i życie jest najważniejsze. W tej metodzie musimy zidentyfikować niebezpieczne miejsca lub obszary oraz określić, w jaki sposób możemy temu zaradzić. Już na tym etapie angażujemy wszystkich pracowników, którzy później będą odpowiedzialni za wdrożenie zmian i zaangażowani w ten proces. Ostatnim elementem jest audyt, czyli sprawdzenie, czy wszystko działa, jak należy.

Kiedy się zdecydować na TWI?

Firmy, rozważając pracę według metody TWI zastanawiają się, kiedy jest odpowiedni moment, by ją wdrożyć. Moja odpowiedź jest prosta – każdy. TWI bowiem, niezależnie od branży, w której działa firma, a także zadań, którymi się zajmuje usprawnia pracę i sprawia, że zwiększa się efektywność, a co za tym idzie – skuteczność operacyjna.

TWI najbardziej przydaje się jednak wtedy, kiedy zaczynamy dostrzegać pilną potrzebę usprawnienia procesów, ograniczenia marnotrawstwa czy poprawy efektywności poszczególnych zadań. Jest istotny także, gdy zaczynamy dostrzegać, że kierownikom, brygadzistom czy liderom brakuje kompetencji szkoleniowych i nie wiedzą, w jaki sposób doskonalić swoje zespoły lub gdy szkolenia lub instruktaże trwają bardzo długo lub nie dają efektów. Ostatnim momentem, w którym należy rozważyć prace w metodyce TWI są pojawiające się konflikty lub problemy w zespole. Budowanie relacji z pracownikami, ich motywowanie, a także poszukiwanie rozwiązań to serce TWI.

Dlaczego warto wdrożyc TWI?

Lean manufacturing zakłada usprawnienia procesów na wielu etapach i w wielu obszarach. TWI jest integralną częścią tej filozofii. Dzięki niej poprawia się umiejętność zarządzania, można standaryzować procesy, dzięki czemu wzrasta efektywność, a pracownicy rozumieją swoją rolę, wagę swojego stanowiska i sens wykonywanych czynności.

TWI to nie tylko jedna z kluczowych metod „szczupłego” zarządzania, podnosząca efektywność procesów.  TWI zwiększa zaangażowanie zespołów – jest ważnym elementem na drodze do budowania kultury lean. To w dłuższej perspektywie wpływa także na budowanie przewagi konkurencyjnej firm, dlatego warto ją wdrażać i czerpać z niej korzyści.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.