Digitalizacja procesów jakościowych w magazynie

Digitalizacja procesów w każdym obszarze pozwala nie tylko na podniesienie efektywności pracy, ale także na wspieranie oraz ułatwianie pracy w zespole. Digitalizacja procesów jakościowych ma na celu wpłynięcie na szybkość, pewność, zgodność, ograniczenie marnotrawstwa, jak również na bezpieczeństwo procesów w magazynie. Dlaczego warto stać się częścią cyfrowej transformacji i jakie rozwiązania wprowadzać?

Kontrola jakości w logistyce, zwłaszcza w logistyce e-commerce, to jeden z kluczowych elementów mających wpływ nie tylko na bieżącą pracę w magazynie, ale także na klienta końcowego. To dzięki szybkiemu działaniu, optymalizacji codziennych działań oraz zapobieganiu powstawania błędów możemy liczyć na sukces.

Dynamika pracy w magazynie, praca z olbrzymią liczbą danych i nieustanne mierzenie efektywności każdego procesu to tylko wybrane obszary, z którymi mierzy się każdy, zwłaszcza w magazynie e-commerce. To dlatego warto rozważyć digitalizację wybranych procesów.

Digitalizacja w zakresie kontroli jakości – dlaczego warto?

Na początku powinniśmy zaznaczyć, że digitalizacja powinna i ma wspierać, a nie wypierać pracowników. Ma ułatwiać codzienną pracę, w sposób umożlwiający maksymalne wykorzystanie ich potencjału. Digitalizacja jako element transformacji cyfrowej jest kompletną zmianą myślenia o współdziałaniu technologii i biznesu, która stawiając klienta w centrum uwagi, koncentruje się na pracownikach, którzy są kreatorami zarówno wartości dodanej w procesach, jak i marnotrawstwa. Ten proces powinien skupić się na minimalizacji oraz eliminacji marnotrawstw.

Nowoczesne rozwiązania informatyczne w logistyce wspierają wiele obszarów: magazynowanie, transport czy obsługę klienta, a transformacja cyfrowa przebudowuje modele biznesowe firm i operatorów logistycznych.

Technologie, które wykorzystuje logistyka, to m.in. urządzenia IoT, przechowywanie danych w chmurze, rozwiązania robotyczne w zakresie kompletacji czy pakowania, programy z zakresu Big Data, pozwalające nie tylko na analizę w czasie rzeczywistych, ale także na forecasting. Digitalizację wspierają także wszystkie programy z zakresu RPA (Robotic Process Automation), które wykorzystują potencjał uczenia maszynowego (Machine Learning) i sztucznej inteligencji (Artificial Intelligence).

Jakość w magazynie, a właściwie jakość w całym procesie pracy dla klientów z branży e-commerce (czy – jeszcze szerzej – w całej logistyce) jest kluczowa. To ona zapewnia dążenie do nieustannego doskonalenia, zwiększanie efektywności operacyjnej oraz unikanie błędów. Digitalizacja procesów jakościowych jest zatem niezwykle ważnym zadaniem, do którego nie tylko należy się solidnie przygotować, ale także które powinno być zaplanowane starannie i bez pośpiechu.

Co możemy zdigitalizować?

Coraz więcej procesów logistycznych jest wspieranych przez oprogramowanie, roboty czy sprzęt informatyczny. Transformacja cyfrowa powinna pojawiać się jednak w tych obszarach, w których obserwujemy największe potrzeby i które w jak najkrótszym czasie wpłyną na podniesienie jakości pracy oraz satysfakcji pracowników.

W Arvato SCS podjęliśmy się na przykład optymalizacji procesu kontroli jakości pakowania, który początkowo oparty był o zestawienie danych w programie MS Excel, do którego ręcznie wpisywano szereg danych, sprawdzano poprawność plików, a następnie generowano raport końcowy.

Obecnie 80 proc. tego procesu wykonywane jest przez robota, a wiele zadań i obliczeń dzieje się w tle. Robot potrafi zintegrować wiele systemów, scalać je i dostarczyć wartość do klienta, jaką jest generowanie bieżących zestawień na wielu poziomach: w formie raportów oraz wizualizacji wyników w Power BI.

Automatyzacji można poddać także kontrolowanie bieżącego performance’u pracowników. Z pomocą przychodzi nam Power Automate, służący do tworzenia przepływów pracy między dostępnymi aplikacjami, automatyzujących procesy biznesowe. Dzięki niemu w dziale jakości po zakończonej kontroli danego procesu możemy w sprawny sposób przekazywać wyniki właścicielom obszarów, jak również udzielać pracownikom szybkiej informacji zwrotnej na temat jakości wykonywanych czynności.

Częstym procesem jakościowym poddawanym digitalizacji w magazynie jest proces wymiarowania. Sprawdzenie jakości stocku w procesie przyjęcia, odpowiednie sklasyfikowanie jego parametrów i miejsca w magazynie, a także wybór odpowiedniego modelu pakowania i wielkości paczki znacznie ułatwia użycie narzędzi cyfrowych. Co więcej – a co jest niezwykle ważne z punktu widzenia kontroli jakości – niwelowane są błędy i uchybienia, do których może dojść przy kontakcie z tzw. czynnikiem ludzkim.

Do świata cyfrowego można przenieść weryfikację poziomu utrzymania wypracowanych standardów – dzięki mobilnemu audytowi, czyli aplikacji, w której z poziomu telefonu można dokonywać szybkich kontroli, mamy wiedzę o niezgodnościach wydarzających się w czasie rzeczywistym, a co za tym idzie – możemy je szybko eliminować i zapobiegać powstawaniu kolejnych.

Do przejścia w cyfrową rzeczywistość nadaje się także procesowanie reklamacji. Dane o stwierdzonej niezgodności, weryfikacja błędów czy zintegrowane przesyłanie reklamacji do klienta wpływają na przyspieszenie oraz usystematyzowanie całego procesu.

Działy kontroli jakości i wdrożeniowcy z powodzeniem mogą także w tzw. digitalu realizować szkolenia oraz testy wiedzy dla pracowników. To nie tylko szybsza metoda – dane dotyczące poziomu kompetencji pracowników procesów magazynowych są zdigitalizowane, a co za tym idzie proces zarządzania jest bardziej efektywny.

Jak wdrażać rozwiązania cyfrowe?

Digitalizacja nie tylko wnosi nową jakość do naszej codziennej pracy w magazynie, ale usprawnia bieżące czynności pracowników, przez co mają więcej czasu na te, które zapewniają im rozwój i zwiększają satysfakcję.

Na pytanie brzmiące „od czego zacząć digitalizację?” mogłabym odpowiedzieć: od przeglądu istniejących procesów, zmapowania procesów, wybraniu procesu manualnego o dużej częstotliwości występowania, jego symplifikacji i standaryzacji – ważne, aby pamiętać, iż procesy, które chcemy poddać robotyzacji powinny posiadać danych wejściowe w postaci elektronicznej, nie posiadać dużej ilości wyjątków.

Powinniśmy ponadto uważnie słuchać pracowników odpowiedzialnych za dany obszar. To oni bowiem wiedzą, jaka czynność jest powtarzalna i czasochłonna. Być może nie mają świadomości, że można ją zdigitalizować oraz jakie rozwiązania umożliwią zmianę na lepsze, ale najczęściej są pierwszym sygnałem, który należy usłyszeć.  Takie wsłuchanie się w potrzebę zmiany jest ważne przede wszystkim przy agile’owej metodyce pracy. W procesach jakościowych zwinne działanie jest niezwykle ważne. Tutaj trzeba działać szybko, sprawnie i najczęściej – w trybie rzeczywistym. Co ważne – agile’owe podejście przy digitalizacji procesów jakościowych sprawia, że każde usprawnienie będzie realizowane z szacunkiem do pracownika, jego czasu pracy, a także będzie zachęcało do nieustannego eksperymentowania i uczenia się, by móc w przyszłości realizować kolejne rozwojowe dla nas i naszych klientów projekty.

W jaki sposób zatem planować przyszłe projekty, które można poddać digitalizacji? Uważnie wsłuchujmy się w opinie zespołu, nieustannie mapujmy procesy, aby zobaczyć, gdzie występuje najwięcej marnotrawstwa, stwórzmy zespoły, aby mogły w sposób cykliczny i zadaniowy pracować nad wdrożeniem najlepszego rozwiązania.

Podczas prac cyfryzacyjnych w zakresie jakości w Arvato SCS pracujemy w zespole, do którego należą: koordynator ds. jakości, specjalista ds. jakości i szkoleń, programiści oraz koordynator IT. Rolą działu jakości jest określenie celów digitalizacji danego procesu, zwizualizowanie jak wygląda dany proces krok po kroku i pokazanie, co chcemy osiągnąć (np. poprzez określenie oszczędności lub określonego usprawnienia w procesie lub czynności).

Proces prac trwać może – w zależności od skomplikowania wdrażanego usprawnienia – od trzech miesięcy nawet do pół roku. Pamiętajmy jednak, że agile’owe podejście zakłada, że najpierw tworzymy produkt, który szybko będziemy w stanie wykorzystać, aby przynosił nam wartość, a później dopiero możemy go dalej rozwijać.

***

Warto rozmawiać z pracownikami i tłumaczyć, że digitalizacja procesów jakościowych nie oznacza zastąpienia ludzi robotami czy automatami, lecz ma na celu właściwe wykorzystanie potencjału ludzkiego i zapewnienie czasu na kreatywną pracę.

 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.