Na co zwrócić uwagę projektując magazyn e-commerce?

Magazyn e-commerce

Już od wielu lat magazyn to nie tylko przestrzeń składowania towarów. Ewolucja magazynów wydarzyła się w ostatniej dekadzie dzięki rozwojowi e-commerce. To on bowiem sprawił, że nie tylko wyposażenie magazynu, doskonałe zorganizowanie procesów, ale przede wszystkim lokalizacja, odległości od hubów kurierskich i możliwości pozyskania pracowników stały się istotnymi kryteriami wyboru.

Co więcej – zmienił się cały system pracy w magazynie, po to, aby zapewnić największą efektywność pracy, rozumianą głównie jako szybkość realizacji zamówień dla klientów kupujących online. A jest ich przecież coraz więcej – wg raportu Gemiusa „E-commerce w Polsce 2020” aż 73 proc. Polaków kupuje przez internet i właśnie do nich musimy jak najszybciej dotrzeć z naszymi produktami.

Magazyn jest ważnym punktem w zakresie osiągania przewagi konkurencyjnej i bez wątpienia może wspierać budowanie marki e-sklepu i tym samym kreować wartość dla klientów.

Jak zatem zaprojektować magazyn dla e-commerce krok po kroku?

Możemy to zacząć zrobić tylko wówczas, gdy mamy wiedzę z wielu obszarów. Jaki asortyment będzie obsługiwał nasz magazyn; jak duży będzie to wolumen, jaki jest planowany przypływ towaru (dzienny, tygodniowy, miesięczny) i tym samym, jaka powinna być przepustowość magazynu – to tylko wybrane pytania, na które musimy sobie odpowiedzieć rozpoczynając zbieranie informacji dla partnera, który będzie odpowiadał za zaprojektowanie, uruchomienie, a być może także obsługę magazynu.

Zanim przejdziemy do omówienia szczegółowych obszarów planowania projektowania magazynu – pierwsze, co należy ustalić to określenie, czy magazyn będzie w całości obsługiwał wolumen jednego klienta, czy będzie to magazyn wielokliencki/wielobrandowy. Jeśli już mamy tę wiedzę, powinniśmy skupić się na potrzebach naszego klienta – właściciela e-sklepu – aby zrozumieć jakich rozwiązań poszukuje, na jakie rynki wysyła swoje produkty, co i w jakim czasie chce osiągnąć oraz w jaki sposób myśli o rozwoju swojej firmy. Uzyskanie odpowiedzi na te pytania pozwoli nam dopasować rozwiązania do potrzeb klienta i zaoferować mu dokładnie to, czego oczekuje.

Lokalizacja magazynu e-commerce

Aby dobrze wybrać lokalizację magazynu, musimy na początku odpowiedzieć na pytanie, jaką strategię chcemy przyjąć – czy lepiej sprawdzi się w naszym przypadku magazyn centralny, regionalny czy lokalny; czy będzie to magazyn własny, czy obsługiwany przez zewnętrznego partnera logistycznego oraz czy to ten partner będzie czuwał nad całością naszych procesów – zarówno w zakresie e-commerce, jak i obsługi kanału retail.

W odpowiedzi na te pytania pomoże nam analiza: zakresu ilości i rodzaju produktów, naszego klienta ostatecznego (i jego wymagań), oferty konkurencji w danym regionie – zwłaszcza w zakresie dostępności odpowiedniego personelu, czasu wysyłki produktów, ale także dostępności dróg i autostrad oraz odległości od hubów kurierskich.

W wyniku rozwoju e-commerce magazyny nie powstają już w takich miastach czy regionach jak: Warszawa, Górny Śląsk, Wrocław, Polska Centralna i Poznań, ale także wokół aglomeracji trójmiejskiej i krakowskiej.[1]

Powierzchnia magazynów e-commerce

Według ekspertów z firmy Cushman&Wakefield – najemcy z sektora e-commerce wymagają nawet trzykrotnie większej powierzchni niż firmy wykorzystujące tradycyjne kanały sprzedaży. 82 proc. ankietowanych w badaniu deweloperów potwierdziło, że w ostatnich trzech latach zwiększyła się powierzchnia magazynowa zajmowana przez firmy lub operatorów obsługujących e-commerce.[2]

Nic dziwnego – wszak aby szybko i sprawnie obsłużyć procesy dla e-commerce – powinniśmy mieć na uwadze strefowość magazynu i właściwe zaprojektowanie poszczególnych obszarów.

Strefa przyjęć i wydań musi być dostosowana do często zróżnicowanego poziomu i ilości dostaw oraz wysyłek. Kolejna strefa – składowania zależy od rodzaju asortymentu – zdecydowanie inne systemy obsłużą projekty fashion, inne będą najlepsze dla branży meblowej czy RTV/AGD. Strefa zwrotów – bardzo ważna dla wielu branż – powinna być na tyle obszerna, aby nie doprowadzić do powstawania błędów i pomyłek. Z kolei strefa usług dodanych (VAS) musi zapewniać nam komfortowe etykietowanie, przepakowywanie, naprawianie czy tworzenie zestawów na zróżnicowane promocje. Dodatkowo niezwykle istotny jest obszar materiałów eksploatacyjnych, w których będziemy trzymali wszelkiego rodzaju opakowania, wypełniacze, pudełka i zabezpieczenia.

Określenie zasad alokacji i przepływu zapasów w magazynie, ale także rodzajów popytu i, co za tym idzie, wielkości zapasów w różnych okresach czasowych jest kluczowe, aby podjąć właściwą decyzję dotyczącą wielkości powierzchni magazynowej. Kolejnym krokiem będzie ustalenie, w jaki sposób zorganizowana zostanie sprawna kompletacja zamówień, w jaki sposób zostaną rozmieszczone poszczególne stanowiska i ciągi komunikacyjne – co także wpłynie na wyliczenia metrażu powierzchni. Wpłynie na nią również określenie, w jaki sposób chcemy zaplanować strefę sortowania oraz całą powierzchnię buforową dla zamówień po kompletacji, a przed przekazaniem do spedycji.

Należy precyzyjnie zaplanować także liczbę bram (doków) w zakresie przyjęć i wydań – aby nie kolejkować naszych prac i móc jak najszybciej dotrzeć z zamówieniem do klienta ostatecznego; a także zaplecze socjalne i biurowe magazynu, czyli strefę szatni, stołówek, recepcji, spotkań czy pracy biurowej.

Infrastruktura magazynowa

Aby zapewnić właściwe funkcjonowanie magazynu oraz możliwie najlepszy customer experience dla e-sklepu z danej branży należy określić, w co powinien zostać wyposażony magazyn e-commerce, opracować specyfikę technicznego wyposażenia wraz z wykazem koniecznych urządzeń, ich parametrów technicznych oraz oszacować nakład wymaganych inwestycji.

Określenie rodzaju regałów (paletowe, półkowe, stojaki wieszakowe), wykorzystania dodatkowych powierzchni (np. półpięter, antresoli, podestów, mezaniny lub innych systemów wielopoziomowych) czy określenie rodzaju transportu towarów (wózki widłowe, podnośniki, systemy przenośnikowe) to tylko wybrane elementy infrastruktury magazynowej.

W magazynie e-commerce musimy dodatkowo wziąć pod uwagę wykorzystanie na przykład maszyn pakujących, terminali pozwalających na szybką identyfikację produktów w magazynie lub innych systemów pomagających w szybkiej kompletacji oraz systemy wspierające pracowników, jak np. pick-by-voice, pick-by-vision lub pick-by-light.

Ludzie – jaką rolę odgrywają w magazynie e-commerce

Projektowanie magazynu wiąże się także (a może przede wszystkim) z określeniem liczby i wielkości zatrudnienia – koniecznego do obsłużenia określonego wolumenu. Odpowiedź na pytania – ile osób musimy zatrudnić w magazynie, na stanowiskach operacyjnych, funkcyjnych, do obsługi, administracji i nadzoru – pozwala nam nie tylko oszacowanie kosztów osobowych, ale przede wszystkim określenie lokalizacji, w której może lub powinien stanąć nasz magazyn.

Wiemy bowiem, że rynek pracy jest bardzo wymagający, a nasza branża na co dzień mierzy się z poważnym wyzwaniem – znalezienia kilkuset, czy nawet – w przypadku peaków sprzedażowych w e-commerce – kilku tysięcy pracowników do pracy.

Dlatego wybierając lokalizację magazynu, ale także projektując przestrzeń w i wokół magazynu, przyłóżmy wielką wagę do określenia potencjałów rynku (możliwości rekrutacyjne) i oczekiwań pracowników. Nie tylko muszą chcieć przyjść do nas do pracy, ale także czuć się w niej komfortowo i bezpiecznie.

Zrównoważony magazyn

Jeśli nasz magazyn ma spełniać wymagania certyfikacji powinniśmy zwrócić uwagę także na określone w nich kryteria. Chęć posiadania takich certyfikatów jak BREEAM (Building Research Establishment Environmental Assessment Method) czy LEED (Leadership in Energy and Environmental Design), które potwierdzają zaprojektowanie powierzchni magazynowej zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju sprawia, że zarówno deweloperzy, jak i najemcy chcą budować ekologicznie – stosując się do wielu infrastrukturalnych zasad i standardów.

Projektując te rozwiązania musimy zatem zadbać o następujące obszary:

– ograniczenie zużycia energii (m.in. poprzez izolacyjność ścian i dachu, zastosowanie fotowoltaiki oraz systemów zarządzania oświetleniem oraz systemy rekuperacji),

– zastosowanie efektywnych systemów grzewczych (pomp ciepła, ograniczenie długości przewodów),

– odpowiednie gospodarowanie odpadami i wodą (segregacja, odzyskiwanie, monitoring),

– ograniczenie emisji dwutlenku węgla (poprzez wykorzystanie terenów zielonych wokół magazynu lub zaprojektowanie parkingów dla rowerów).

Organizując przestrzeń magazynu warto odpowiedzieć także na ważne i przyszłościowe pytanie – na ile będziemy mieli możliwości jego ekspansji czy rozbudowy oraz w jakim stopniu będzie ona dla nas wystarczająca.

Technologia w magazynie e-commerce

Technologie stosowane w magazynie powinny stanowić temat na odrębny artykuł. Niemniej jednak postaram się zebrać kilka istotnych podpunktów, ważnych dla projektowania magazynu e-commerce.

O technologicznych aspektach wspomniałam już powyżej – to systemy pick-by-voice, pick-by-vision, pick-by light czy różnego rodzaju sortery, niezwykle pomocne w sprawnej kompletacji. Zacznę jednak od najważniejszego – czyli od wyboru lub opracowania programu do zarządzania powierzchnią magazynową (WMS), zarządzania transportem (TMS), do planowania wewnętrznych zasobów firmy i zarządzania nimi (ERP) oraz do zarządzania relacjami z kontrahentami i klientami (CRM).

Co kluczowe – jeśli korzystamy z systemów IT naszego operatora logistycznego – ważne jest zorientowanie się, w jaki sposób (i w jakim czasie) zapewni on pełną ich integrację. Musi ona przebiegać sprawnie, zapewnić ciągłość pracy i bezpieczeństwo dla obu stron, pozwalać na kontrolę nad prowadzonymi procesami, skrócić czas kompletacji towarów czy zredukować liczbę błędów, a dodatkowo z automatu generować niezbędne raporty i umożliwiać sprawną wymianę danych.

Kiedy już zadbaliśmy o systemy IT, warto odpowiedzieć sobie na pytania dotyczące formy procesów w naszym magazynie – czy będą to czynności odbywające się manualnie, czy w zautomatyzowany (lub częściowo automatyczny) sposób.

Magazyn e-commerce – automatyzacja

Automatyzacja w e‑commerce to wykorzystanie narzędzi i oprogramowania, które wpłyną na usprawnienie procesów, zmniejszenie kosztów, zwiększenie wydajności oraz jakości.

W sektorze e-commerce – w magazynach i podczas całej obsługi logistycznej – warto wspomnieć o:

– aplikacjach Business Intelligence (BI), pomagających na przykład na analizowanie popularności produktów i trendów zakupowych czy wskazywanie produktów, których cena powinna się zmienić;

– Robotic Process Automation (RPA) – czyli wykorzystaniu technologii do interpretacji istniejącego oprogramowania aplikacyjnego w celu automatycznego przetwarzania transakcji lub ukończenia procesu (pomocnego np. w zarządzaniu zapasami, ich monitorowaniu, komunikacji między dostawcami i partnerami logistycznymi czy kurierskimi);

– wykorzystaniu Big Data – dzięki analityce danych historycznych, analityce danych pochodzących z rynku oraz czujnej obserwacji i analityce obecnych oraz przeszłych trendów możemy lepiej zarządzać zapasami, obsługiwać peaki sprzedażowe oraz np. rezerwować dodatkową przestrzeń w magazynie.

Pisząc o technologiach wykorzystywanych w magazynie, powinniśmy pochylić się nad tematem robotyzacji. O tej rewolucji mówi się wiele, traktując ją jako „pieśń przyszłości”, jednak jestem przekonana, że projektując magazyn dla e-commerce powinniśmy uwzględniać już coraz większą robotyzację swoich procesów, a co za tym idzie, odpowiednią dla nich przestrzeń i infrastrukturę.

***

Właściwie zaprojektowany magazyn wpływa na wiele obszarów funkcjonowania naszego e-sklepu. Szybkość realizacji zamówień i dostawy, brak błędów, efektywność kosztowa to tylko wybrane z nich. Dla e-klientów liczy się bowiem nie tylko świetny produkt, ale także to, jak szybko mogą go mieć u siebie w domu.

Praca odpowiednio zaprojektowanego magazynu jest zatem nie do przecenienia, dlatego na ten etap planowania strategicznego warto poświęcić sporo czasu, mając do dyspozycji doświadczonego partnera logistycznego, doskonale znającego i rozumiejącego procesy dla e-commerce.

[1] https://www.dlahandlu.pl/detal-hurt/wiadomosci/panattoni-e-commerce-zmienia-magazyny-mniejsze-miasta-wyzsze-obiekty,98913.html

[2] Raport Cushman&Wakefield, Jak ugryźć e-commerce w magazynie, 2019.